Mencetak E-mail

 Mencetak Dokumen dari Internet

Setelah dokumen di -download dan tersimpan di komputer maka untuk mencetak dokumen tersebut bisa dilakukan dengan membuka program dari file yang telah di-download. misalkan, apabila file di-download berupa .doc maka kita buka dengan aplikasi MS Word, apa bila file PDF, bisa dijalankan dengan program Acrobat Reader tau Adobe Rieder. untuk menghasilkan kualitas cetak yang bagus, bisa diedit terlebih dahulu dan apa bila telah selesai bisa dilihat terlebih dahulu dengan print previe. Setelah benar-benar sesuai, baru dicetak. selain prodesur mencetak informasi tersebut diatas, kadang kita tidak tahu keaslian dokumen tersebut diperoleh dari mana. untuk menjaga keaslian dokumen tersebut, kita bisa langsung mencetak informasi tersebut dari program web browser pada situs internet. untuk mencetak informasi secara langsung bisa langsung mengeklik icon yang bergambar printer.

Berikut contoh cara mencetak langsung dokumen langsung dari situs dengan menggunakan program web Mozila Firefox:

1. pilih halaman situs yang ingin di cetak. klik file kemudian print

2. settinglah printeranda sesuai dengan keinginan anda. baik kualitas cetakannya, ukuran dan lain sebagainya. lalu klik print. file internet anda dapat di print. untuk melihat dokumen sebelum di print anda dapat melakukan print preview. klik OK untuk melanjutkan pencetakan web.

Mencetak email

1. Dengan menggunakan Gmail di peramban seluler Anda, buka percakapan yang ingin dicetak.
2. Sentuh tautan Cetak pada menu tarik-turun di bagian atas pesan.
3. Pilih printer yang tersambung dari daftar, atau gunakan bilah penelusuran untuk menemukan printer lain yang tersedia. Untuk mengubah opsi pencetakan, klik Opsi di samping printer yang dipilih.
4. Setelah siap, sentuh Cetak dan email Anda akan ditambahkan ke antrean printer yang tersambung.

Mencetak lampiran

Anda juga dapat mencetak berkas PDF, Word, dan teks dari Gmail. Dari dalam email, sentuh tautan Cetak di samping nama berkas dokumen.

Ketersediaan

Google Cloud Print hanya tersedia bila Gmail diakses melalui peramban web seluler di perangkat Android (versi 2.1 atau yang lebih baru), BlackBerry (OS versi 6 atau yang lebih baru), dan perangkat Apple (iPhone versi 3.0 atau yang lebih baru dan iOS).

Gmail Sediakan Fitur Print, Bisa Langsung Cetak dari Pesan Masuk

GMail kini sudah menjadi layanan email standar dan dipakai sebagian besar pengguna internet. Kini, GMail tawarkan fitur baru untuk mencetak.    

Bukan hanya terkait pesan masuk, bahkan kamu bisa mencetak pesan keluar, kontak spam, dan sebagainya.

Caranya juga cukup mudah kok, kamu hanya perlu klik simbol berikut ini:

Letakknya di pojok kanan atas dari tampilan Gmail mu.

Setelah itu, kamu akan disediakan lembar untuk mencetak pesan.

Sebagai informasi, kamu tetap harus membutuhkan perangkat printer untuk cetak pesan Gmail mu ya.

Perangkat Lunak E-mail Client

E-Mail client adalah software yang digunakan untuk mengirim dan menerima e-mail melalui komputer Anda tanpa browser. Cukup dengan menjalankan software e-mail client secara otomatis e-mail akan terdownload ke komputer Anda. Saat Anda tidak terkoneksi dengan internet, Anda dapat membaca e-mail – e-mail yang telah di download tersebut.

Beberapa pilihan software e-mail client :

• Outlook Express
  Review : software ini secara otomatis terinstall pada Windows XP pada full install. Penggunaannya praktis, hanya saja tidak memiliki fitur perlindungan SPAM yang efektif. Cara settingnya dapat dibaca di artikel Panduan Setting Outlook Express.
• Microsoft Outlook
  Review : software yang masuk dalam Microsoft Office ini kaya fitur, diantaranya sudah terintegrasi dengan calendar, todo list, dan memiliki mekanisme perlindungan SPAM yang baik. Cara settingnya dapat dibaca di artikel Panduan Setting Microsoft Outlook.
• Thunderbird
  Review : software free ini dikembangkan oleh Mozilla dengan dilengkapi fitur perlindungan SPAM yang sangat fleksibel karena dapat kita konfigurasikan secara detail. Selain itu software ini juga dilengkapi dengan e-mail tagging yang cara kerjanya mirip dengan label pada Gmail. Sayangnya software ini tidak memiliki integrasi langsung dengan calendar meskipun tersedia add-on untuk calendar. Thunderbird dapat di download gratis disini. Cara settingnya dapat dibaca di artikel Panduan Setting Thunderbird Mail Client.
• Mail pada Mac OS X
  Review : kerap disebut Apple Mail, secara default software Mail ini sudah terinstall pada Mac OS X. Sebagai software mail client default pada Mac OS X, software ini memiliki mekanisme perlindungan SPAM yang cukup baik. Cara settingnya dapat dilihat pada artikel Panduan Setting Mail pada Mac.
• Windows Mail
  Review : Windows Mail adalah pengganti Outlook Express pada Windows Vista. Sebagai versi baru dari Outlook Express, Windows Mail kaya dengan fitur – fitur baru. Di antaranya adalah perlindungan terhadap SPAM yang lebih baik dan integrasi dengan Calendar yang sudah termasuk di dalamnya. Cara settingnya dapat dilihat di Panduan Setting WindowsMail.

Perangkat Lunak E-mail Client - Ada beberapa aplikasi e-mail client, seperti Eudora, Netscape Messenger dan lainnya. Untuk ini perangkat lunak yang saya akan jelaskan adalah Microsoft Outlook.

1. Pengenalan Microsoft Outlook (MS Outlook)

MS Outlook adalah sebuah aplikasi penhelolaan e-mail client dan workgroup yang dikeluarkan oleh Microsoft, salah satu perusahaan software terbesar pimpinan Bill Gates. MS Outlook terdapat dalam paket program Microsoft Office, sehingga untuk menginstall MS Outlook dapat dilakukan bersamaan dengan penginstallan MS Office. Selain untuk pengelolaan e-mail, MS Outlook juga mempunyai beberapa fasilitas lain seperti pengelolaan kalender kerja, meeting, jadwal tugas, dan lain-lain. Perangkat lunak ini merupakan suatu aplikasi pencatatan pesan dan pengelolaan informasi personal, atau PIM (Personal Information Manager). Untuk lebih mengenal MS Outlook, perhatikan lingkungan kerja MS Outlook dari suatu alamat e-mail berikut.

Folder List : menampilkan semua folder yang ada, seperti, personal Folders, dan Archive Folders.

Toolbar : Berisi shortcuts dari perintah yang umum digunakan, seperti "New", "Print", dan "Reply".

Status Bar : menunjukkan banyaknya pesan yang ada pada folder yang ditunjuk, dan berapa banyak pesan yang belum dibaca jika ada.

Outlook Bar : Sama seperti Folder list, Outlook Bar berisi shortcuts untuk fasilitas yang ada pada Microsoft Outlook, seperti Calender, Contacts, and Tasks.

2. E-mail Accounts

Penggunaan e-mail melalui MS Outlook akan dapat memfungsikan fasilitas yanga ada di perangkat lunak tersebut apabila telah memiliki accounts di mail server yang berada di jaringan lokal maupun di internet. Contohnya menggunakan mail server secureserver.net. Accounts dapat didaftarkan dengan cara klik menu "Tools" lalu "E-mail Accounts". Sebuah jendela E-mail Accounts akan tampil seperti gambar di bawah ini.

Pada jendela E-mail Accounts, pilih Add a new e-mail account. Setelah mengklik tombol Next, kamu harus memilih tipe server yang digunakan untuk mengakses e-mail, seperti yang terdapat pada gambar di bawah ini.

Untuk melakukan pengaturan pada POP3, kamu diharuskan mengisi nama, alamat e-mail, dan informasi server e-mail yang digunakan.

Pada User Information dan Logon Information ketikkan nama pengguna, password yang digunakan dan alamat e-mail yang telah dimiliki. Pada Server Information ketikkan pop3.secureserver.net dan smtp.secureserver.net jika menggunakan mail server secureserver.net. Kemudian klik tombol Test Account Setting... atau Next. Setelah itu klik tombol Finish.

ISTILAH-ISTILAH DALAM EMAIL

• Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)
• Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah terdaftar (menjadi member)
• Compose : Menulis surat baru
• Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail
• To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju
• CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain
• BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik alamat yang tercantum di alamat CC
• Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim
• Sent : Surat yang terkirim
• Spam : Surat yang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu
• Reply : Membalas surat yang diterima
• Trash : Melihat e-mail yang telah dihapus
• Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada orang lain
• Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik program komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada e-mail yang akan di kirim.

1. Address

Address yang arti harafiahnya adalah alamat, pada teknologi e-mail biasanya berarti alamat e- mail yang Anda miliki. Alamat e-mail memiliki format penulisan yang sudah ditetapkan pada standar RFC 822, di mana alamat e-mail diawali dengan nama alias, diikuti dengan tanda “@” (baca et) dan diakhiri dengan penamaan domain yang sudah terdaftar. 

Nama alias biasanya adalah nama lengkap Anda yang disingkat, atau nama julukan Anda, atau nama apapun yang Anda suka. Tanda “@” mutlak harus berada antara nama alias dengan nama domain. Sedangkan penamaan domain harus menggunakan nama domain yang sudah terdaftar. 

2. Address Book atau Contacts

Address Book atau sering juga disebut Contacts merupakan istilah untuk daftar nama dan alamat e-mail pada sebuah program e-mail client. Kedua istilah ini umum digunakan pada berbagai macam e-mail client. Biasanya isi dari Address Book atau Contacts tidak hanya berupa nama dan alamat e-mail saja, melainkan informasi kontak tambahan seperti alamat kantor, alamat rumah, nomor telepon, dan banyak lagi. 

3. Attachment

Attachment dalam bahasa Indonesia berarti lampiran. Dalam sistem e-mail, Attachment merupakan istilah untuk melampirkan dokumen-dokumen tertentu yang akan dibawa serta pada saat e-mail tersebut dikirim. Jadi, e-mail yang dikirim tidak hanya sekadar tulisan saja, melainkan dapat dilampirkan file file tertentu. Ini akan sangat memudahkan Anda dalam mendistribusikan file-file penting ke pihak lain. Jumlah file attachment dalam sekali pengiriman e-mail tidak dibatasi, namun yang biasanya dibatasi adalah ukuran file yang akan dikirim. Jadi sebaiknya, teliti dulu ukuran file attachment yang diperbolehkan untuk dikirim sebelum Anda berkirim e-mail. 

4. BCC

BCC merupakan kependekan dari Blind Carbon Copy. Istilah ini merupakan sebuah fasilitas dari sistem e-mail yang memungkinkan penggunanya melakukan pengiriman e-mail yang sama ke banyak alamat, namun para penerimanya tidak bisa melihat alamat e-mail yang dituliskan pada kolom BCC ini. Tujuannya adalah untuk menyembunyikan alamat-alamat lain yang juga dikirimi e-mail serupa. Yang dapat melihat alamat pada kolom BCC ini hanyalah si pengirimnya saja. 

5. Bounce E-mail

Bounce e-mail mungkin sering Anda alami pada saat menggunakan e-mail. Bounce e-mail merupakan sebuah istilah untuk e-mail yang tidak berhasil terkirim ke penerimanya dan terpental balik ke mailbox Anda. Biasanya e-mail yang balik ke mailbox Anda disertai dengan pesan pesan pemberitahuan error yang cukup informatif. Pesan error ini berasal dari e-mail server yang paling dekat dengan server di mana alamat e-mail tersebut berada. Dengan meneliti pesan bounce ini, sebenarnya Anda dapat mengetahui penyebabnya mengapa pengiriman email 

sampai gagal dilakukan.

6. CC

CC merupakan kependekan dari Carbon Copy, yang artinya adalah melakukan pengiriman sebuah e-mail yang sama ke banyak alamat. Berbeda dengan BCC, fasilitas CC ini tidak menyembunyikan alamat e-mail si penerima lainnya, sehingga semua penerima e-mail dapat melihat alamat-alamat e-mail dari penerima lainnya. Fasilitas CC ini tentu sangat memudahkan Anda yang sering mengirim e-mail-e-mail yang sama ke banyak orang. Namun, yang perlu diperhatikan adalah biasanya penyedia jasa e-mail membatasi jumlah alamat e-mail yang dimasukkan ke kolom CC ini. 

7. Delivery Receipt

Delivery receipt merupakan sebuah fasilitas dalam sistem e-mail yang memungkinkan pengirim e-mail menerima informasi bahwa si penerima e-mail yang ditujunya telah men-download email yang Anda kirim dan telah disimpan dalam program mail client-nya. Fasilitas ini sangat berguna bagi Anda yang sering mengirimkan e-mail-e-mail yang sangat penting dan ingin memonitor kepastian sampainya e-mail tersebut. 

8. Distribution List atau Mailing List atau Groups

Ketiga istilah di atas merupakan fasilitas yang memungkinkan Anda membuat sebuah alamat e-mail yang mewakili banyak sekali alamat lain di dalamnya. Dengan demikian, ketika Anda mengirimkan e-mail ke alamat tersebut, maka secara otomatis semua alamat di belakangnya akan menerima e-mail yang sama. Fasilitas ini sangatlah populer di kalangan pengguna Internet sebagai ajang pertukaran informasi antar sesama. Biasanya mailing list dibuat berdasarkan kesamaan interest antar sesama anggotanya, atau sebuah kelompok kerja, kelompok sekolah, dan banyak lagi. Fasilitas mailing list atau group banyak tersedia di Internet saat ini. Namun yang paling populer adalah fasilitas dari Yahoo!, yaitu Yahoogroups. Anda dapat menggunakannya secara cuma-cuma dengan mengakses alamat http://groups.yahoo.com. 

9. Domain (Nama Domain)

Domain merupakan sebuah sistem penamaan dalam dunia internet. Nama domain biasanya digunakan untuk mewakili alamat-alamat IP dari perangkat jaringan dan server yang berupa angka-angka panjang. Dengan adanya nama domain, para pengguna Internet tidak perlu mengingat angka-angka panjang tersebut, cukup mengingat nama domain-nya saja. 

10. Draft

Draft biasanya berarti sebuah rancangan e-mail yang sudah ditulis oleh si pengirim namun belum diselesaikan dan belum bermaksud untuk dikirimkan. Biasanya fasilitas ini ada pada setiap program mail client yang ada saat ini. 

11. Exchange Server

Exchange server merupakan sebuah nama program buatan Microsoft yang banyak digunakan untuk membuat sebuah e-mail server. Dengan menggunakan Exchange server yang berjalan di atas operating system Windows, Anda dapat membuat e-mail server sendiri. Program-program e-mail server lain sudah banyak tersedia saat ini seperti Sendmail dan Qmail pada dunia open source, Lotus Notes keluaran IBM, dan banyak lagi. 

12. Filters

Merupakan istilah untuk menyaring email- e-mail yang masuk. E-mail yang masuk ke mailbox Anda terkadang perlu untuk disaring agar dapat dibaca dengan lebih nyaman. Biasanya e-mail-e-mail yang disaring adalah e-mail-e-mail sampah seperti e-mail promosi, e-mail porno, e-mail penipuan, dan banyak lagi. Penyaringan ini biasanya dilakukan oleh program mail client, atau jika penyedia jasa memiliki fasilitas tersebut bisa juga filtering dilakukan di jaringan mereka. Tujuannya adalah agar link Internet Anda tidak dipenuhi dengan email- e-mail sampah. 

13. Folder 

Folder merupakan istilah untuk partisipartisi tempat penyimpanan e-mail yang diterima. Partisi tersebut dapat digunakan untuk mengelompokkan e-maile- mail yang masuk. Proses filter dan rule dapat berjalan dengan sempurna jika ada folder-folder yang memilah-pilah email. Arsip-arsip e-mail yang masuk menjadi sangat rapi dan nyaman dibaca di kemudian hari. 

14. Forward

Untuk meneruskan sebuah e-mail ke orang lain, carilah istilah ini pada program e-mail client Anda. Istilah ini memang memiliki arti melakukan penerusan sebuah e-mail ke penerima lain. Jadi, Anda tidak perlu susah-susah mendistribusikan e-mail-e-mail yang telah masuk. 

15. Headers

Secara harafiahnya headers berarti kepala atau awal. Dalam dunia e-mail, header berarti kepala e-mail. Sebuah email pasti memiliki kepala e-mail yang biasanya berisikan informasi-informasi penting. Informasi mengenai mail server apa yang digunakan untuk mengirim email, jam berapa e-mail tersebut dikirim, dari mana asal e-mail tersebut, melalui server-server apa saja e-mail tersebut berjalan, dan banyak lagi. Semua informasi tersebut dapat dilihat dari header sebuah e-mail. Sangat penting untuk keperluan troubleshooting atau penyidikan. 

16. HTML email

Jika Anda melihat sebuah e-mail berisikan beberapa gambar dengan teks-teks bervariasi warna dan ukurannya, kemungkinan besar Anda sedang membaca sebuah HTML e-mail. E-mail jenis ini dibuat dalam format dan coding yang sama dengan sebuah halaman web, membuat pembaca e-mail-nya merasa nyaman ketika membaca e-mail tersebut. 

17. IMAP

IMAP kependekan dari Internet Messege Access Protocol merupakan sebuah metode pengaturan e-mail-e-mail yang Anda terima beserta sistem folderfoldernya di mana e-mail tersebut ditampung dalam sebuah server. 

18. Inbox

Inbox merupakan istilah untuk kotak suratelektronik yang menampung pesan-pesan e-mail yang Anda terima. Folder Inbox ini umumnya ada di semua program e-mail client yang ada saat ini, atau juga dalam webmail-webmail yang umum digunakan. 

19. Junk Mail

Junk mail dapat berarti juga e-mail sampah, yaitu email-email yang dianggap tidak perlu bahkan mengganggu oleh si penerimanya. Biasanya yang termasuk dalam kategori Junk mail bisa berupa email iklan dan promosi, e-mail penipuan, e-mail nyasar, e-mail notifikasi yang tidak perlu, dan banyak lagi. 

20. Mailbox

Istilah Mailbox biasanya digunakan untuk menyatakan sebuah account e-mail dengan kapasitas penampungan tertentu yang dibuat di mail server dari penyedia jasa Internet. 

21. Mail Client

Mail client adalah istilah yang digunakan untuk menyebut sebuah program penarik dan pengirim e-mail yang biasanya harus diinstal dalam PC yang Anda gunakan. Program mail client ini sangat banyak sekali beredar di pasaran. Ada yang gratis dan ada pula yang mengharuskan Anda membayar untuk dapat memilikinya. Program mail client yang merupakan bawaan dari operating system Windows adalah Outlook Express. 

22. Mail Server

Sesuai dengan namanya, mail server merupakan seperangkat server atau PC dengan program khusus untuk melayani proses pengiriman dan penerimaan email. Server atau PC yang diinstali 

program tersebut akan bekerja meneruskan, menarik, menerima, dan mendistribusikan e-mail-e-mail para penggunanya. Tersedia program cukup banyak untuk membuat sebuah mail server. Pada Windows, Microsoft Exchange merupakan program mail server yang banyak digunakan. Di Linux dan sistem open source juga banyak program sejenis, seperti Qmail, Sendmail, dan banyak lagi. 

23. Mail Transfer Agent (MTA)

MTA merupakan istilah untuk seperangkat sistem yang terdiri dari server dan program yang bertugas meneruskan atau menghantarkan pesan e-mail. Ketika MTA menerima pesan e-mail dari para

penggunanya, pesan tersebut ditampung sementara olehnya untuk dianalisis siapakah penerima dari pesan e-mail ini. MTA akan melakukan dua aksi, menghantarkannya langsung ke mailbox penggunanya (alamat e-mail lokal yang ada dalam server atau jaringan lokal), atau meneruskan ke MTA lain yang menyimpan mailbox dari alamat yang dituju (menjalankan proses routing email). 

24. Outbox

Outbox merupakan lawan kata dari Inbox. Outbox berarti juga folder atau tempat penampungan sementara e-mail-e-mail yang mau dikirimkan oleh pengguna. Folder Outbox biasanya ada pada kebanyakan program mail client. Isi dari folder ini biasanya hanya sesaat karena jika e-mail sudah terkirim, maka e-mail tersebut sudah tidak berada di folder ini lagi. 

Menggunakan Aplikasi Webmail

Mengenal SMTP/POP Server

Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) adalah protokol standart yang digunakan untuk mengirim email  dari lokal  email ke server melalui internet. Proses ini dikontrol dengan Mail Transfer Agent (MTA) yang ada dalam server email Anda.

Port yang digunakan Protoko SMTP, yaitu :

• Port 25 – ini adalah port SMTP tanpa menggunakan enkripsi (non SSL).
• Porat 2525 – port ini dibuka pada semua server SiteGround jika port 25 difilter (misalnya oleh ISP Anda) dan Anda ingin mengirim email yang tidak dienkripsi dengan SMTP
• Port 465 – ini adalah port yang digunakan jika Anda ingin mengirim pesan menggunakan SMTP dengan jalur yang aman (SSL/TLS).

SMTP merupakan salah satu jenis protocol yang bekerja dalam hal pengiriman pesan – pesan berupa surat elektronik atau email pada sebuah jaringan internet. Email atau yang merupakan kependekan electronic mail merupakan salah satu inovasi terbaik yang pernah diciptakan pada era perkembangan jaringan komputer, tepatnya pada era 90-an, dimana email yang pertama kali digunakan adalah pesan dari Ratu Inggris.

Apa itu SMTP?

SMTP sendiri merupakan kependekan dari Simple Mail Transfer Protocol. Apabila kita artikan secara harafiah, maka bisa dikatakan bahwa SMTP merupakan sebuah protocol yang digunakan untuk melakukan proses pengiriman dan penerimaan (proses transfer sebuah surat secara elektronik), namun dengan menggunakan sebuah acara teknis yang simple dan mudah untuk dipaham dan diimplementasikan.

Akan tetapi, ternyata dalam pengaplikasiannya, SMTP hanyalah digunakan untuk membantu user mengirimkan surat elektronik kepada penerima. Jadi dengan menggunakan protocol SMTP ini, maka anda sebagai seorang user dapat mengirimkan pesan elektronik atau email kepada penerima.

SMTP sendiri pertama kali mulai didefinisikan oleh RCF pada tahun 1982, yang juga dikenal dengan nama STD 10. Hingga saat ini, protocol SMTP ini sudah diperbaharui, dan perbaharuan terakhirnya adalah pada tahun 2008, yang dilakukan oleh RFC 5321. Sama seperti beberapa protocol aplikasi internet lainnya yang banyak digunakan, seperti HTTP misalnya, SMTP juga menggunakan protocol TCP dalam internet untuk dapat bekerja, dengan spesialisasi sebagai pengirim surat elektronik atau email.

 IMAP dan Port Default yang Digunakan

Internet Acsess Protokol (IMAP) juga digunakan untuk mengirimkan email ke local mail. IMAP dan POP3 adalah dua protokol email yang paling umum digunakan untuk menerima email. Kedua protokol didukung oleh semua klien email modern dan server web. Sementara protokol POP3 mengasumsikan bahwa email Anda diakses hanya dari satu aplikasi, IMAP memungkinkan akses serentak oleh banyak klien mail. Inilah sebabnya mengapa IMAP lebih cocok untuk Anda jika Anda akan mengakses email Anda dari lokasi yang berbeda atau jika pesan Anda dikelola oleh banyak pengguna.

Port IMAP Menggunakan 2 Port, Yaitu :

• PORT 143 – Ini adalah port default IMAP tanpa menggunakan enkripsi/non SSL
• PORT 993 – Ini adalah port default IMAP terenkripsi SSL/TLS

POP3 dan Port Default yang Digunakan

Post Office Protocol version 3 (POP3) adalah mail protocol standar yang digunakan untuk menerima email yang dikirimkan dari server ke email lokal.  POP3 memungkinkan Anda untk menyimpan pesan yang Anda terima ke penyimpanan komputer lokal Anda dan membaca email tersebu nanti bahkan saat anda sedang offline. Dengan menggunakan POP3 pada akun email Anda, pesan yang diterima akan diunduh ke penyimpanan lokal dan akan dihapus dari server mail. Dan apabila anda mengakses akun email  sama melalui beberapa perangkat yang berbeda, kami sarankan untuk memiliki data email backupan dariperangkat utama yang digunakan untuk menyimpan mail tersebut. Sehingga pada beberapa perangkat lainya tidak perlu menyimpan mail tersebut. Di sisilain dengan menggunakan POP3 akan mengurangi penyimpanan disk anda dikarenakan data yang tersimpan pada penyimpanan lokal.

Port POP3 Menggunakan 2 Port, Yaitu :

• PORT 110 – Ini adalah port default POP3 tanpa menggunakan enkripsi/non SSL
• PORT 995 – Ini adalah port default POP3 terenkripsi SSL/TLS

Proses Pengiriman Email

E-mail merupakan aplikasi internet yang banyak digunakan saat ini untuk komunikasi dua arah. Selain karena kemudahan dalam penggunaannya juga karena kemurahan teknologi yang ditawarankan oleh email ini. E-mail singkatan dari electronic mail juga dapat dianalogikan dengan pengiriman surat yang lazim digunakan saat ini melalui kantor pos, atau melalui jasa pengirim surat atau barang. Pengiriman e-mail dilakukan melalui perangkat elektronik seperti komputer atau HP/PDA.

Proses pengiriman/penerimaan e-mail melibatkan protokol Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) dan Post Office Protocol version 3 (POP3). Protokol SMTP bertugas untuk proses pengiriman mail (outgoing mail) dan POP3 bertugas untuk proses penerimaan email (Incoming mail).

Jika User atau pemilik e-mail tidak sedang aktif/offline untuk pengaksesan e-mail, maka e-mail yang tertuju kepadanya akan ditampung sementara oleh server e-mail sampai pemilik email tersebut mengaksesnya. Hal ini bisa terjadi karena adanya protokol POP3.

Proses pengiriman e-mail secara detail dapat dilihat pada gambar berikut yang melibatkan beberapa komponen server seperti DNS server, mail server meliputi SMTP server, Mail Transfer Agent (MTA), dan POP3 server.

Mari kita asumsikan bahwa penulis ingin mengirim sebuah e-mail ke rekan yang berada di perusahaan lain (rizal@kawan.org). Bagaimana e-mail yang penulis kirim dapat sampai ke rekan yang berada di perusahaan lain tersebut?. Berikut deskripsi proses transfer/receive e-mail yang melibatkan protokol-protokol di atas.

1. gmail, Microsoft Outlook atau e-mail client yang lain akan melakukan koneksi ke SMTP server di mail.debianIndonesia.org menggunakan port 25.

gmail/Microsoft Outlook melakukan percakapan dengan SMTP server tentang alamat email dari pengirim/sender, alamat e-mail tujuan serta isi dari e-mail tersebut.

SMTP server akan mengambil alamat e-mail ‘To’ tujuan dan memecah menjadi:

– Nama pemilik – rizal
– Nama domain – kawan.org

Jika user tujuan merupakan user lain yang masih berada di domain yang sama (debianIndonesia.org), maka SMTP server akan memberikan email tersebut ke POP3 server di debianIndonesia.org. Untuk kasus di atas, e-mail tujuan tidak berada di domain yang sama, maka SMTP server akan berkomunikasi terlebih dahulu dengan domain tujuan.
2. SMTP server akan berkomunikasi dengan Domain tujuan dan meminta IP address dari domain tersebut yakni kawan.org.
3. Domain tujuan akan mereply dengan sebuah alamat SMTP server tujuan.
4. SMTP server debianIndonesia.org melakukan koneksi ke SMTP server kawan.org menggunakan port 25.
5. Selanjutnya e-mail tersebut akan diserahkan ke POP3 server menggunakan port 110 yang terdapat pada domain tersebut. Selama user rizal berstatus offline, maka e-mail yang tertuju kepadanya akan tetap tersimpan di POP3 server sampai user rizal mengakses MUA.

Membangun E-mail server dapat menggunakan beberapa software berikut:
1. Postfix (Mail Transfer Agent MTA) dan autentikasi SASL dengan TLS
2. Dovecot POP3/IMAP server
Pengaksesan email dapat menggunakan squirrelmail (web based email), Microsoft Outlook, KMail.

Layanan email gratis

1. Gmail

Rekomendasi layanan email gratis pertama adalah Gmail. Memang Gmail lahir setelah kemunculan Yahoo Mail, tetapi sekarang ini Gmail memiliki pengguna paling besar dibandingkan dengan layanan email lainnya.

Layanan email Google banyak dipilih para pengguna karena saat ini semua terhubung dengan layanan dari Google seperti Android, Google Maps, Goole Drive, Google Docs, Sheets, Slides, Form, Youtube, Google Calendar dan lainnya. Selain itu email Google juga paling mudah dalam hal sinkronisasi dengan berbagai aplikasi. Untuk pengguna email gratis dari Google akan mendapatkan storage penyimpanan online sebesar 15GB.

Jika tertarik Anda bisa langsung mendaftar di Google Mail dan pilih menu “Buat akun”.

2. iCloud Mail

Rekomendasi email gratis yang kedua adalah iCloud. Layanan iCloud ini khusus untuk pengguna product Apple. Aplikasi ini bisa Anda gunakan untuk perangkat Apple seperti iPhone, iPad dan Mac. Aplikasi email ini memang eksklusif untuk pengguna Apple, yang paling menonjol adalah layanan sinkronisasi dengan berbagai perangkat Apple.

Selain sinkronisasi, layanan iCloud memiliki keunggulan lain seperti:

• Setiap pengguna mendapatkan storage iCloud Drive gratis 5GB
• Tersedianya layanan backup untuk semua perangkat Apple
• Fitur otomatis upload foto dari galeri ke iCloud Photo Library
• Fitur find my phone untuk melacak iPhone, iPad dan Mac yang hilang agar tidak bisa dibuka oleh orang.

3. Yahoo Mail

Siapa yang tidak mengenal Yahoo Mail? Pasti diantara sahabat Qwords masih ada yang menggunakan layanan email dari Yahoo sampai sekarang. Sampai sekarang memang layanan email Yahoo masih bisa digunakan, tetapi fiturnya memang sedikit kalah dengan layanan email lain.

Ada beberapa fitur terbaru dari Yahoo mail seperti desain tampilan antar muka yang lebih intuitif dan user friendly, foto dan file berada dalam satu tempat, tersedianya layanan manajemen email, hadirnya banyak pilihan tema menarik dan aksesibilitas yang lebih lengkap.

4. Outlook

Jika Anda belum tahu bahwa Outlook adalah layanan email milik Microsoft. Layanan email gratis dari Microsoft ini bisa Anda gunakan untuk mengakses semua produk Microsoft dengan mudah. Fitur yang menarik dimiliki Outlook adalah adanya pengelompokan email berdasarkan kategori. Jadi pengguna tidak perlu melakukan sortir email yang banyak jumlahnya.

Tertarik menggunakan email gratis Outlook? Silahkan daftar lewat link berikut ini https://outlook.live.com/owa/ .

5. Zoho Mail

Rekomendasi layanan email gratis kelima adalah Zoho Mail. Layanan Zoho ini sebenarnya dikhususkan untuk keperluan bisnis, untuk fitur juga sudah disesuaikan untuk bisnis. Dari segi tampilan Zoho ini memiliki tampilan yang clean, modern dan simple.

Untuk urusan keamanan sudah terjamin dengan enkripsi keamanan, anti spam email  dan Zoho berani memberikan garansi. Menariknya Zoho ini tersedia juga secara gratis, Anda bisa mencobanya langsung dengan mengunjungi websitenya di Zoho.com.

6. AOL Mail

AOL Mail termasuk penyedia email yang sudah ada sejak lama yaitu tahun 1993 sebelum Gmail dan Yahoo Mail ada. Saat itu AOL menjadi layanan email dengan pengguna terbesar, hingga saat ini mulai tergeser kemunculan layanan email yang lebih canggih. Tetapi pengguna AOL masih ada sampai sekarang ini.

AOL memiliki layanan untuk terhubung dengan layanan email lain seperti Gmail dan Outlook dari Microsoft. Fitur lainnya seperti perlindungan dari ancaman spam dan virus dan juga penyimpanan yang besar. Jika tertarik langsung buat saja akunnya melalui websitenya di https://login.aol.com/ kemudian pilih “Create an account”.

7. Yandex Mail

Yandex mail juga tidak kalah menarik, email dari negara Rusia ini memiliki fitur yang menarik untuk dicoba. Salah satunya adalah hadirnya fitur login menggunakan sidik jari dan juga pin number. Fitur lainnya Anda bisa mengatur tampilan antar muka dari kotak masuk sesuai dengan keperluan sehingga memudahkan Anda dalam memilah email penting yang masuk.

Tertarik mencobanya? langsung saja buka di alamat berikut https://mail.yandex.com/.

8. Mail.com

 

Mail.com termasuk penyedia layanan email sebelum Yahoo muncul yaitu pada tahun 1995. Mail memiliki konsep seperti Yahoo.com yaitu menjadi website portal yang menyediakan layanan email gratis. Fitur unggulan yang dimiliki Mail.com dan tidak ada pada layanan email lain seperti mail collector yang memungkinkan Anda untuk menggabungkan email penting dari akun lainnya.

Ada juga fitur untuk mencegah email spam dan juga antivirus untuk mencegah malware yang dikirimkan via email. Jika Anda tertarik langsung saja buka websitenya di Mail.com dan pilih pada pojok atas menu “Sign up”.

9. Lycos Mail

Lycos adalah layanan email klasik yang sudah ada sejak tahun 1990 an. Awalnya Lycos ini menjadi website portal sekaligus mesin pencari. Sampai sekarang ini Lycos masih bisa Anda gunakan tetapi dari segi fitur memang minim. Untuk penyimpanan layanan email gratisnya saja Anda cuma bisa mendapatkan storage 500MB. Jika tertarik mencoba langsung saja buka websitenya di https://www.mail.lycos.com/.

10. ProtonMail

Protonmail menjadi layanan email gratis yang menawarkan fitur keamanan yang tinggi dengan enkripsi. Jadi hanya pengirim dan penerima yang bisa mengetahui isi dari email, selain itu tidak bisa. Beberapa fitur dari ProtonMail diantaranya :

• Enkripsi yang kuat dan canggih
• Expiration untuk email sehingga otomatis bisa menghapus email yang sudah diterima.
• Adanya fitur link confirmation untuk mencegah virus/malware yang dikirimkan via pesan email.

11. Tutanota

Tutanota bisa menjadi rekomendasi untuk Anda yang mencari layanan email gratis dengan fitur unggulan layanan keamanan email. Tutanota memiliki standar keamanan yang tinggi untuk password, email Anda bisa diterima setelah password Anda sudah sesuai dengan standar aman dari Tutanota. Karena banyak penyebab email yang dibobol karena penggunaan password yang lemah.

12. Unseen.is

Unseen.is adalah layanan komunikasi berbasi single web untuk enkripsi file, instant messenger, discussion board dan email. Unseen menjadi solusi untuk akun social media yang tidak aman dan layanan email populer yang dirasa kurang aman terutama dari pencurian data.

Unseen memiliki metode enkripsi sendiri dan memiliki homebase di Islandia sehingga aman dari kejahatan dunia maya. 

13. FastMail

Sesuai namanya, FastMail menawarkan layanan email yang super cepat untuk pengiriman pesan kepada alamat tujuan. Untuk urusan keamanan, data pada layanan FastMail semuanya sudah private, hanya pengirim dan penerima saja yang mengetahui isi dari emailnya.

Sayangnya FastMail hanya tersedia gratis untuk 30 hari setelah itu untuk perpanjangan Anda diharuskan membayar sejumlah uang.

14. GMX Email

GMX Email menawarkan layanan email gratis dengan tampilan antar muka yang menarik dengan penyimpanan email tidak terbatas. GMX Mail juga Anda bisa gunakan untuk menerima email dari layanan lain.

Terdapat fitur keamanan dengan adanya perlindungan spam dan virus. Jika Anda memiliki janji untuk meeting bisa menggunakan GMX Organizer untuk reminder agar tidak terlewat.

15. 10 Minute Mail

Terakhir, layanan email ini memiliki masa aktif hanya 10 menit sesuai namanya. Email ini berguna ketika Anda membutuhkan alamat email untuk konfirmasi atau kurang yakin dengan website yang meminta Anda memasukan username dan email. Dengan 10 Minute Mail ini Anda bisa menjaga keamanan data Anda sehingga aman dari kejahatan dunia maya.

Faktor Dalam Memilih Layanan E-mail 

a) Kredibilitas Domain

Faktor ini biasanya dapat dilihat dari asal domain servernya. Jangan menggunakan alamat e-mail dengan domain yang menurunkan kredibilitas, misalnya user_name@gmail.com 

b) Stabilitas Layanan

Stabilitas layanan e-mail yang baik adalah yang memiliki umur panjang, perusahaannya kuat, aksesnya cepat, dan memiliki layanan profesional.

c) Kapasitas Menyimpan Data

Semakin banyak e-mail yang diterima, maka semakin banyak pula ruangan yang harus disediakan. Ketidakhati-hatian dalam memilih kapasitas yang disediakan oleh layanan e-mail dpat membuat surat-surat penting yang akan diterima hilang , karena tidak cukupnya kapasitas pada server. Untuk menghadapi hal ini, Anda harus sering memonitor kapasitas yang masih tersedia dan menghapus e-mail yang sudah tidak diperlukan lagi.

d) Waktu Aktif Akun

Waktu aktif akun dari masing-masing layanan e-mail berbeda-beda, sesuai kebijakan penyedia layanan e-mail tersebut. Sebelum mendaftar e-mail harus diperhatikan waktu aktif akunnya, agar pada saat tidak membuka e-mail dalam sekian waktu tertentu akun e-mail tidak dinonaktifkan oleh penyedia jasa layanan e-mail.

e) Fasilitas Layanan

Selain memberikan layanan komunikasi, beberapa layanan tambahan dapat diperoleh, yaitu chat, groups, dan hosting dengan login e-mail.

f) Iklan

Layanan e-mail gratis biasanya menampilkan iklan, yang merupakan risiko dari pengguna e-mail gratis ini. Iklan dapat tampil pada halaman web e-mail dan disisipkan melalui e-mail yang kita terima.

g) Kemampuan Akses POP

Selain akses e-mail melalui situs web penyedia e-mail, e-mail dapat diakses dan disimpan langsung di komputer sehingga kita dapat membukanya saat offline (tidak terkoneksi dengan internet). Fasilitas ini disebut layanan POP (Post Office Protocol).

Cara Mendaftar E-mail

Ada beberapa situs yang menyediakan layanan e-mail gratis. Yaitu gmail dan yahoo dan lain sebagainya!. Berikut ini adalah cara membuat email  gmail.com yaitu:

1. Pertama, buka situs www.gmail.com
2. Lihat di bagian pojok kanan atas,klik tombol masuk
3. Lalu klik buat akun
4. Lalu anda akan disuruh mengisi formulir berdasarkan biodata anda
5. Untuk kolom “pilih nama pengguna”isi dengan nama atau kata (6-30 karakter). Nama atau kata tersebutlah yang nantinya akan menjadi alamat e-mail anda.
6. Jika muncul kata seperti ini “Nama Pengguna tersebut sudah digunakan orang lain” artinya kata atau nama yang anda masukkan sudah dipakai oleh orang lain, maka carilah atau nama yang kira-kira belum dipakai orang lain untuk dijadikan sebagai alamat e-mail anda.
7. Untuk kolom “Kata sandi dan konfirmasi sandi anda” isi dengan kata sandi anda. Usahakan buatlah kata sandi yang mudah diingat namun susah untuk ditebak oleh orang lain.
8. Dikolom “Tanggal lahir” isikan dengan tanggal lahir anda, kolom tahun isikan dengan tahun kelahiran anda. Dan untuk bulan isilah dengan bulan kelahiran anda
9. Pada kolom gender, pilih dengan jenis kelamin anda
10. Untuk kolom ponsel, isikan dengan nomor telepon anda (tidak wajib)
11. Pada kolom “alamat email anda saat ini” tidak usah diisi
12. Dan pada kolom “buktikan anda bukan robot” lihatlah gambarnya lalu tulis apa yang ada pada gambar tersebut
13. Untuk “lokasi” pilih Indonesia
14. Lalu ceklis/centang “saya menyetujui persyaratan layanan dan kebijakan privacy google”
15. Setelah itu, klik tombol “langkah berikutnya”
16. Tunggu beberapa saat (akan muncul halaman baru)
17. Disitu anda akan disuruh untuk memverifikasi akun yang baru saja anda buat. Pada bagian nomor telepon, isikan dengan nomor telepon anda, dibawahnya centang “pesan saja (sms) setelah itu klik “lanjutkan”
18. Langkah diatas bisa saja tidak akan anda lalui karena terkadang google tidak menyuruh anda untuk memverifikasi akun anda.
19. Lalu anda disuruh untuk memasukkan kode verifikasi. Lihatlah sms yang masuk di hp anda (ulangi langkah 17 jika sms belum juga masuk)
20. Catat kode yang anda terima d isms lalu masukkan kode tersebut di kolom yang tersedia
21. Klik lanjutkan
22. Lalu akan muncul halaman baru, dan akan muncul pilihan apakah anda ingin membuat profil G+ atau tidak.
23. Dan alamat email anda telah bisa digunakan

Contoh Alamat E-mail

simdigk73@gmail.com 

simdigk73 : nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver 

gmail.com : nama mailserver tempat pengguna yang dituju, 

rincianya : 

gmail : subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu computer dalam lingkungan pemilik domain 

com : menunjukan bahwa domain ini termasuk kategori bisnis/komersial (commercial).

Sebuah alamat e-mail terdiri atas dua bagian seperti contoh di atas yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id (paksiman), yang menunjukan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (gmail.com) disebut domain name/hostname yang menunjukan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.

Mulai tahun 1980-an surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai Negara menurun penghasilanya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi

Etika Penulisan E-mail

Ringkasan ini tidak tersedia. Harap klik di sini untuk melihat postingan.

E-mail (Electronic Mail)

Pengertian E-Mail

Email merupakan singkatan dari Electronic Mail, atau dalam bahasa Indonesia nya Surat Elektronik, yaitu surat yang pengirimannya menggunakan sarana elektronik yaitu dengan jaringan internet, dengan surat elektronik atau email seseorang dapat mengirim naskah teks, gambar, atau bahkan mengirimkan aplikasi atau file kepada seseorang yang tentunya juga memiliki email (surat elektronik) dalam waktu yang sangat singkat. Karena email ini menggunakan jaringan internet, maka alamatnya pun juga menyesuaikan dengan penyedia layanan email di internet. Contoh penyedia layanan email adalah http://www.mail.yahoo.com, http://www.mail.google.com, dll.

Sejarah E-mail

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan computer yang terbentuk sebagai jaringan. Konsep e-mail sendiri pertama kali dikemukakan oleh Ray Tomlinson, seorang computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt, Beranek and newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika. Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSg yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah computer, sehingga orang lain yang memakai computer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu, ia melanjutkan eksperimenya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke computer lain yang berada di dalam jaringan ARPnet. Itulah awal terciptanya sebuah e-mail. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah “QWERTYYUIOP” Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ‘@’ sebagai identitas e-mail untuk memisahkan user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti “at”atau”pada”.

Cara Kerja Email

Sebenarnya cara kerja email ini cukup sederhana. Sama seperti ketika kita menulis surat kepada orang lain. Bedanya, dengan email kita bisa mengirim pesan lebih cepat dan dapat disertai dengan file tertentu yang ingin kita kirim juga. Berikut ini adalah proses cara kerja email secara singkat:

Ilustrasi cara kerja email

1. Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
2. Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
3. Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
4. Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
5. Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
6. Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.

Manfaat Email

Mengacu pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang lain. Lebih lanjut, berikut ini adalah beberapa fungsi email selengkapnya:

1. Mengirim dan Menerima Pesan

Ilustrasi Mengirim dan Menerima Pesan

Kegunaan email yang paling umum adalah untuk mengirim dan menerima email dari orang lain di manapun mereka berada.

Pesan tersebut dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat, bahkan dalam hitungan detik saja. Namun, tentu saja kecepatan tersebut dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik si pengirim atau si penerima email.

2. Mengirim dan Menerima File

Ilustrasi attachment

Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya file  tersebut ditambahkan di dalam lampiran (attachment) pada email.

3. Sebagai Identitas Diri

Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.

Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain-lain.

4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs

Sebagian besar layanan website  saat ini membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut. Mulai dari situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai layanan lainnya, mengharuskan pengguna mendaftarkan email.

Berbagai layanan website tersebut membutuhkan verifikasi dari penggunanya, dan ini hanya bisa dilakukan bila penggunanya memiliki alamat email yang valid.

5. Email untuk Media Pemasaran

Ilustrasi email untuk pemasaran

Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan email. Dan sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran melalui email untuk meningkatkan penjualan.

Pemasaran melalui email merupakan salah satu pemasaran online yang paling tua. Dan hingga saat ini email marketing masih termasuk jenis pemasaran online yang sangat efektif.

Keuntungan e-mail

Tak dapat dipungkiri, e-mail merupakan satu alat yang paling penting dalam bisnis internet. Dimana kita bisa melakukan kontak dan menjalin hubungan dengan pembeli secara teratur dan regular. E-mail tentunya memiliki banyak manfaat bagi kehidupan sehari-hari, diantaranya adalah :

1. E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa local
2. Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat
3. Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan
4. Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia
5. Digunakan untuk berlangganan informasi tertentu secara periodic

Fungsi E-mail

Media komunikasi

E-mail atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara persoal atau umum (komunitas).

Media pengiriman

Dengan e-mail anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat e-mail, bukan alamat rumah. Tidak hanya itu, dengan menggunakan e-mail anda bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik.

Efektif, efisien, dan murah

Melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, anda tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat e-mail anda, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.

Media promosi

Jika anda bisa memiliki usaha di internet atau bisnis online, anda bisa mengirimkan promosi produk ke para pelanggan anda dengan memanfaatkan daftar e-mail pelanggan yang ada.

Media informasi

Melalui e-mail, anda bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang anda tentukan.

Membuat blog atau website

Dengan e-mail anda bisa membuat blog dan website.

Sosial media

Dengan e-mail, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan e-mail itu sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.

Jenis-jenis E-mail

Tentunya kita sudah tidak asing lagi dengan apa yang namanya e-mail. E-mail sudah kita gunakan dalam berbagai aktivitas misalnya untuk tugas sekolah, urusan perkantoran dan lain lain. Dilihat dari layanan yang diberikan, terdapat tiga jenis e-mail yang digunakan saat ini, antara lain POP MAIL, E-Mail Berbasis Web Dan E-Mail Forwarding. Masing-masing jenis e-mail tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.

1. Pop mail (Post Office Protocol)

merupakan tipe email yang memungkinkan pembacanya tidak harus online/terhubung ke internet. Pengiriman Pop mail menggunakan protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Untuk memeriksa emaildi server Pop mail, kamu harus connect ke server Pop mail kemudian men-download semua email yang ada. Setelah itu kamu bisa memutuskan koneksi internet dan membaca email tersebut di komputermu.

- Kelebihan menggunakan layanan email berbasis Pop3:

• Email yang telah masuk kedalam komputer lokal dapat dibaca secara offline.
• Menggunakan email berasis Pop3 dapat mengurangi lama akses internet. Akibatnya, biaya akses internet dapat dikurangi
• Pengarsipan email jauh lebih mudah dan aman. Hal ini disebabkan pengelolaan email dilakukan pada komputer anda sendiri, bukan pada komputer server
• Kapasitas penyimpanan email tergantung pada kapasitas hardisk anda.

- Kelemahan email berbasis Pop3 :

• Memerlukan perangkat lunak tersendiri. Contohya : Outlook Express, Eudora Mail, Muut
• Email anda hanya dapat diakses menggunakan komputer yang telah terinstal email client. Artinya, anda tidak dapat memeriksa email dari sembarang komputer

2. Email Berbasis Web

Email ini merupakan email yang banyak ditawarkan oleh berbagai situs seperti : Yahoo, Google, Hotmail.

Kelebihan email berbasis web yaitu :

• Diberikan secara gratis (hanya butuh koneksi internet).
• Kita dapat membuka email dari mana saja kita berada.
• Tidak memerlukan email client.
• Kapasitas penyimpana email anda tergantung pada kapasitas server

Kelemahan email berbasis web yaitu :

• Membutuhkan biaya koneksi internet.
• Saat mengakses email sambungan internet tidak boleh terputus, karena email hanya bisa diakses secara online.
• Email menjadi sulit untuk diarsip. Hal itu karena email berada pada komputer server
• Jika server mengalami masalah, email anda dapat rusak atau bahkan hilang begitu saja.

3. Email Forwarding

Email forwarding adalah layanan email yang meneruskan email yang diterimanya ke alamat email kita yang lain. Email ini bermanfaat untuk orang yang suka sering berganti alamat email.

- Kelebihan email forwading :

• Kita dapat menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya
• Bila kita mengganti alamat email, kita cukup memberitahu email forwadingnya

- Kelemahan email forwarding :

• Dalam mengecek email harus selalu terhubung dengan internet, karena sifatnya hanya sebagai perantara dan harus meneruskan email yang diterima kealamat yang lain.
• Email ini membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke alamat email yang sesungguhnya.

Cara Mendapatkan Email

a). Melalui penyedia email gratis

Cara ini merupakan cara paling mudah untuk mendapatkan email. Anda tinggal masuk pada situs yang diinginkan kemudian mengisi formulir pendaftaran dan anda akan mendapatkan email secara gratis dari situs tersebut.

b). Melalui ISP (Internet Service Provider)

Cara ini umumnya disediakan oleh ISP anda, khususnya pada saat anda mendafarkan ke ISP tersebut

c). Melalui perusahaan

Email ini diberikan oleh perusahaan tempat anda bekerja, ciri khas dari email ini adalah alamat emailnya memiliki identitas dari perusahaan tersebut.

d). Memesan sendiri

Cara ini adalah untuk mendapatkan alamat email khusus yang dapat anda tentukan sendiri, antara lain nama domainnya, identitas, dan fasilitas dari email anda tersebut. Untuk itu anda harus memesan domainnya terlebih dahulu. Pada saat memesan, otomatis anda akan membayarnya setiap bulan. Email berdasarkan cara pembayarannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu email berlangganan dan email gratis. 

Email berlangganan : email yang secara otomatis sudah mendapatkan account apabila kita telah terdaftar atau berlangganan ke salah satu provider ISP  

Email gratis : apabila kita berhubungan dengan internet melalui Telkomnet Instan atau melalui jasa warnet, maka kita harus membuat account email ke salah satu provider yang menyediakan email gratis

Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email

Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :

1. Point to Point

Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.

2. Carbon Copy / CC

Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.

3. Blind Carbon Copy / BCC

Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.

4. Distribution List

Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.

Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.

Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.

5. Discussion List

Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.

Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.

Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya