Dengan teknologi yang ada saat ini, hanya dengan satu klik saja, Anda sudah bisa mengirim email kemana saja. Namun, apakah Anda pernah bertanya-tanya bagaimana cara email Anda bisa diterima penerima?
Proses pengiriman email memang terlihat cukup simpel dan cepat. Namun, sebenarnya, ada serangkaian proses yang harus dilalui email yang Anda kirim sebelum bisa sampai ke penerima.
Semua proses ini terjadi pada mail server, jaringan berbasis cloud computing yang bekerja untuk menampung dan mendistribusikan email.
Apa Itu Mail Server?
Mail server adalah sebuah program yang membantu dalam pendistribusian email, baik dalam proses menerima atau mengirim. Walaupun terlihat mudah dan simpel, namun email akan melewati serangkaian proses pada mail server tersebut hingga akhirnya diterima pengguna.
Secara sederhana, mail server adalah perantara dalam proses pengiriman dan penerimaan surat. Email yang dikirim akan disimpan pada mail server, kemudian selanjutnya diteruskan oleh mail server ke penerima.
Fungsi Mail Server
Pada umumnya, fungsi mail server adalah membantu mengatur pengelolaan keluar masuknya email. Artinya, mail server mengatur pendistribusian email agar email dapat dikirimkan oleh pengirim dan juga dapat diterima aman dan tanpa kendala oleh penerima. Hal ini sangat penting, terutama bagi pelaku bisnis untuk mencegah kebocoran data atau informasi yang akan merugikan.
Mail server juga berfungsi untuk mengatur pengaturan dan proses respon atas email-email yang masuk ke dalam inbox pesan. Tidak hanya itu, fungsi dari mail server adalah sebagai software yang digunakan untuk menginstall email. Tujuan dari layanan dan program mail server itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.
Kelebihan Mail Server
Setelah tahu apa itu mail server, lantas apa kelebihan program ini dibandingkan dengan provider email lainnya atau platform gratis seperti Google, Yahoo, dan Hotmail? Ini dia beberapa kelebihannya.
Melindungi privasi
Apabila menggunakan mail server, maka kamu akan menggunakan jaringan internet khusus yang hanya bisa diakses oleh pihak internal. Oleh karena itu, pihak luar tidak bisa mengakses email kamu dan data akan lebih terlindungi.
Lebih cepat dan efisien
Keunggulan mail server adalah cepat dan efisien, mail server ini bisa diibaratkan seperti kendaraan pribadi kamu. Kamu dapat mengatur dan mendistribusikan email secara leluasa, sehingga pengiriman email lebih cepat.
Kerusakan dapat diatasi dengan mudah
Mail server memberikan kemudahan apabila terjadi kerusakan pada pengguna, kamu bisa memperbaikinya dengan bantuan yang ada. Berbeda dengan layanan email gratis seperti Gmail. Untuk menyelesaikan keluhan atau persoalan membutuhkan waktu yang cukup lama.
Membuat email bisnis untuk anggota tim
Email yang berbayar memungkinkan kamu untuk memiliki mail server sendiri dan disk space yang cukup besar. Oleh karena itu, kamu bisa membuatkan email bisnis dengan tambahan domain untuk masing-masing anggota tim.
Contohnya seperti email putri@dewaweb.com. Karena menggunakan domain nama perusahaan, maka email akan terlihat lebih profesional dan membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Komponen Mail Server
Seluruh server email memiliki komponen yang sama, yaitu MTA, MDA, dan MUA. Masing-masing komponen tersebut memiliki perannya sendiri, berikut ini penjelasan detail komponen mail server.
MTA (Mail Transport Agent)
MTA adalah komponen mail server yang bertugas melakukan pengiriman dan penerimaan email dari satu server ke server lainnya. MTA berperan penting dalam pendistribusian pesan.
Selain menerima dan mengirim email, ada beberapa tugas lain dari MTA yaitu sebagai berikut.
- Memilih server.
- Meminta catatan mail exchange.
- Mengirim pesan otomatis apabila email gagal dikirim.
MUA (Mail User Agent)
Selanjutnya komponen mail server adalah MUA, yang merupakan platform untuk menyusun, mengirim, dan menerima email. Beberapa contoh MUA adalah Gmail, Yahoo, Outlook, dan masih banyak layanan lainnya.
MDA (Mail Delivery Agent)
MDA adalah sebuah software komputer yang bertugas mengirimkan email dari server MTA. Beberapa MTA juga dapat berperan menjadi MDA apabila sedang menambah suatu pesan baru ke dalam dokumen pesan pengguna lokal. MDA ini seringkali disebut juga Local Delivery Agent (LDA).
Protokol Mail Server
Terdapat dua protokol email server yaitu protokol surat keluar (SMTP) dan protokol surat masuk (POP3 dan IMAP). Penjelasan protokol mail server adalah sebagai berikut.
Baca Juga: Manfaat Email dengan Nama Domain Sendiri
SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)
SMTP adalah protokol standar untuk mendistribusikan email. Protokol ini tugasnya berkomunikasi dengan server untuk mengirimkan dari lokal email ke server email. Secara prosedur, SMTP ini berada di bawah langsung MTA yang ada pada email server kamu.
IMAP (Internet Message Access)
Protokol IMAP membuat kamu dapat mengakses email di manapun dan kapanpun selama ada jaringan internet. Ketika kamu membaca menggunakan IMAP, sebenarnya kamu tidak mengunduh email tersebut pada PC, melainkan membaca melalui server.
Apabila kamu sering bepergian dan menggunakan beberapa perangkat, protokol ini sangat cocok digunakan untuk mengakses email.
POP3 (Post Office Protocol)
Protokol terakhir dari mail server adalah POP3, merupakan prosedur yang bertugas menerima dan juga menyimpan email yang dikirim hingga server tujuan mengambilnya.
Nantinya POP3 akan berkomunikasi dengan server email kamu, kemudian mengunduh seluruh pesan baru yang ada di email lokal. Apabila prosedur sudah selesai dilakukan, maka seluruh pesan akan menghilang. Oleh karena itu penting untuk melakukan backup sebelumnya.
Cara Kerja Mail Server
Setelah mengetahui apa saja protokolnya, selanjutnya kita masuk pada cara kerjanya. Sebenarnya cara kerja mail server adalah mengirim dan menerima pesan, namun kita akan pelajari lebih dalam setiap tahapnya.
1. Mengirim pesan
Setelah membuat pesan emailnya, kemudian meng-klik opsi Send, komponen MUA akan mentransfer email tersebut. Selanjutnya email penerima akan terkoneksi dengan SMTP kamu.
2. Email penerima berkomunikasi dengan server SMTP
Tahap berikutnya, email penerima akan berkomunikasi dengan mail transport agent lewat SMTP. Lalu, server akan menyerahkan alamat email pengirim, penerima, isi email, serta lampiran jika ada.
3. Email penerima diproses
Selanjutnya, alamat email penerima akan diproses oleh komponen mail delivery agent melalui SMTP. Apabila domain antara pengirim dan penerima sama, maka email langsung dipindah ke IMAP atau POP3.
Baca Juga: Cara Setting SMTP Gmail
4. Server SMTP pengirim menghubungi DNS
Di sini komponen MTA akan mengontak DNS melalui SMTP agar server tujuan bisa ditemukan. DNS ini bertugas untuk merubah email domain tujuan menjadi sebuah IP address.
Karena, apabila hanya menggunakan nama domain saja tanpa IP, maka SMTP pengirim tidak bisa mengirim email dengan benar.
5. Email terhubung dengan SMTP
Apabila server SMTP pengirim sudah memiliki IP tujuan, kemudian email yang diserahkan oleh MTA tadi dapat terkoneksi dengan SMTP penerima.
6. SMTP penerima memindai pesan
Tahap terakhir yaitu MUA akan memindai pesan yang masuk. MUA akan meninjau apakah domain dan username tersebut diketahui, jika iya pesan akan langsung dipindah ke IMAP atau POP3 kemudian masuk pada antrian sendmail hingga email penerima memperbolehkan untuk mengunduhnya.
Nah, sekarang kamu sudah tahu bagaimana cara kerja dari mulai email dikirim hingga diterima. Selanjutnya yang terakhir terdapat jenis-jenis mail server.
Jenis-Jenis Mail Server
Mail server dibagi menjadi beberapa jenis, di bawah ini beberapa mail server adalah sebagai berikut.
Sendmail
Sendmail adalah mail server standar milik Linux. Mail server ini sudah digunakan sejak tahun 1982 karena memiliki kemudahan pengaturan dan performa yang bagus. Namun, dari segi keamanan Sendmail masih perlu banyak perbaikan jika dibanding jenis mail server lainnya.
Postfix
Postfix merupakan pengembangan dari Sendmail, tapi tidak hanya dapat bekerja pada Linux, Postfix juga dapat digunakan pada Mac OS X. Dari segi keamanan dan performa pun Postfix sudah lebih bagus dibanding dengan Sendmail.
Qmail
Dari ketiga jenis mail server, Qmail terkenal sebagai mail server paling aman. Jenis ini diketahui belum mempunyai kelemahan apapun yang berisiko dapat mengganggu sistem keamanannya.
Bahkan provider layanan email raksasa seperti Hotmail dan Yahoo menggunakan Qmail juga.