CARA MENGOPERASIKAN DATABASE MICROSOFT ACCES

Microsoft Access adalah program pembuat basis data yang memungkinkan siapapun untuk membuat dan mengelola basis data. Program ini cocok untuk proyek kecil-kecilan hingga bisnis besar, dan dioperasikan dengan sangat visual. Hal tersebut membuatnya sangat baik untuk entri data, karena Anda tidak perlu bekerja dengan tabel-tabel maupun lembar kerja. Lihat langkah pertama di bawah untuk mulai mendapat yang terbaik dari Microsoft Access.

Bagian 1

Membuat Basis Data Baru

1. Klik tab File dan pilih "New". Basis data adalah tempat penyimpanan data anda dalam berbagai bentuk. Anda bisa memilih untuk membuat basis data kosong, atau memilih dari template yang sudah ada.

   • Basis data kosong adalah basis data standar Access, dan dianjurkan untuk penggunaan lokal. Membuat basis data lokal akan menyertakan sebuah tabel.
   • Basis data web didesain untuk kompatibel dengan perangkat web Access. Membuat basis data web akan menyertakan sebuah tabel.
   • Template adalah basis data yang telah didesain untuk berbagai penggunaan. Pilihlah template jika anda tidak ingin menghabiskan waktu mendesain basis data

   
   
   

   • 
     
     Berilah nama basis data. Setelah anda memilih jenis basis data, berikan nama yang mencerminkan isinya. Hal ini sangat berguna jika anda akan bekerja dengan banyak basis data yang berbeda. Masukkan nama basis data anda di kotak "File Name". Pilih "Create" untuk membuat berkas basis data baru.

Bagian 2

Menambahkan Data ke Basis Data

1. Tentukan struktur terbaik untuk data anda. Jika anda membuat basis data kosong, anda akan perlu memikirkan cara mengatur data anda dan menambahkan struktur data yang tepat. Ada berbagai cara untuk memformat dan berinteraksi dengan data anda di Access:

   • Tabel - Tabel adalah cara utama penyimpanan data dalam basis data anda. Tabel dapat dibandingkan dengan lembar kerja di Excel: data diatur dalam kolom dan tabel. Karenanya, mengimpor data dari Excel dan program pengolah angka lainnya adalah proses yang mudah.
   • Form - Form adalah cara menambah data pada basis data anda. Meskipun anda bisa menambah data ke basis data langsung pada tabel, penggunaan form akan mempercepat pemasukan data secara visual.
   • Laporan - Laporan berguna untuk merangkum dan menampilkan data dari basis data anda. Laporan digunakan untuk menganalisis data dan menjawab pertanyaan tertentu, seperti berapa banyak keuntungan yang dihasilkan, atau di mana kebanyakan pelanggan berada. Laporan didesain untuk dicetak.
   • Query - Query adalah cara anda menerima dan memilah data. Anda dapat menggunakannya untuk menampilkan entri tertentu dari berbagai tabel. Anda juga bisa menggunakan query untuk menambah dan memperbarui data.
2. 
   Buatlah tabel pertama anda. Jika anda memulai basis data kosong, anda akan mulai dengan sebuah tabel kosong. Anda bisa mulai memasukkan data di tabel ini, baik secara manual atau dengan menyalinnya dari sumber lain.

   • Setiap bagian data harus disimpan dalam kolom (field) tersendiri, sementara data harus ditempatkan dalam barisnya masing-masing. Misalnya, data setiap konsumen disimpan dalam sebuah baris, sementara field yang tersedia adalah informasi berbeda tentang konsumen tersebut (nama depan, nama belakang, alamat email, dll)
   • Anda bisa memberi nama label kolom untuk memudahkan anda mengetahui nama setiap field. Klik ganda kepala kolom untuk mengganti namanya.

   
3. Impor data dari sumber lain. Jika anda ingin mengimpor dari berkas atau lokasi yang didukung, anda dapat mengatur Access untuk menerima informasi tersebut dan menambahkannya pada basis data anda. Hal ini berguna untuk menerima data dari server web atau sumber terbagi lainnya.

   • Klik tab External Data
   • Pilih jenis berkas yang ingin anda impor. Dalam bagian "Import and Link", anda akan melihat beberapa pilihan jenis data. Anda bisa mengklik More untuk melihat lebih banyak pilihan. ODBC artinya Open Database Connectivity, dan termasuk basis data seperti SQL.
   • Jelajahi lokasi data. Jika data tersebut berada di server, anda perlu memasukkan alamat server.
   • Pada jendela selanjutnya, pilih "Specify how and where you want to store the data in the current database". Pilih "OK". Ikuti langkah-langkah untuk mengimpor data anda.

   
4. Tambahkan tabel lainnya. Anda akan ingin menyimpan catatan yang berbeda di basis data yang berbeda. Hal ini akan membuat basis data anda berjalan dengan mulus. Contohnya, anda mungkin memiliki tabel informasi pelanggan dan tabel lainnya untuk informasi pemesanan. Anda kemudian bisa menautkan tabel informasi pelanggan ke tabel informasi pemesanan.

   • Pada bagian "Create" di tab Home, klik tombol "Table". Tabel baru akan muncul pada basis data anda. Anda bisa memasukkan informasi dengan cara yang sama seperti tabel pertama.

Bagian 3

Mengatur Hubungan Antar Tabel

1. Pahami bagaimana kunci bekerja. Setiap tabel akan memiliki kunci utama yang unik unutk setiap entri. Pada awalnya, Access membuat kolom ID yang jumlahnya akan naik pada setiap entri. Kolom ini akan bertindak sebagai "primary key". Tabel juga bisa memiliki "foreign key", yaitu field yang ditautkan dari tabel lain pada basis data. Field yang ditautkan akan memiliki data yang sama.

   • Misalnya, pada tabel Order, anda mungkin memiliki field ID Pelanggan untuk mencatat apa yang dipesan oleh pelanggan. Anda bisa membuat hubungan untuk field tersebut dengan field ID di tabel Pelanggan.
   • Menggunakan hubungan antar tabel akan membantu konsistensi, efisiensi, dan kemudahan akses data anda.

   
3. Klik tab Database Tools, lalu klik tombol Relationships di bagian Relationships. Hal ini akan membuka jendela baru dengan pratinjau seluruh tabel pada basis data. Setiap field akan ditampilkan di bawah nama setiap tabel.
4. • Anda harus membuat field untuk "foreign key" sebelum membuat hubungan. Misalnya, jika anda ingin menggunakan ID Pelanggan di tabel Order, buatlah field bernama Pelanggan di tabel tersebut dan kosongkan fieldnya. Pastikan formatnya sama dengan field yang akan anda tautkan (misalnya angka).

   

1. Tarik field yang ingin anda gunakan sebagai foreign key ke field yang anda buat untuk foreign key. Klik Create pada jendela yang muncul untuk mengatur hubungan antar field. Sebuah garis akan muncul di antara kedua tabel yang menghubungkan kedua field.

   • Centang kotak cek "Enforce Referential Integrity" saat membuat hubungan. Ini artinya, jika data diubah pada salah satu field, data pada field lainnya juga akan ikut berubah. Hal tersebut akan membuat data anda lebih akurat.

Bagian 4

Membuat Query

1. Pahami peran query. Query adalah aksi yang memungkinkan anda melihat, menambah, dan menyunting data pada basis data dengan cepat. Ada banyak jenis query, mulai dari pencarian sederhana hingga pembuatan tabel baru berdasarkan data yang sudah ada. Query adalah hal penting dalam pembuatan laporan.^[1]

   • Query dibagi menjadi dua jenis utama: Select dan Action. Query pertama menarik data dari tabel dan dapat menghitungnya, sementara yang kedua dapat menambah, menyunting, serta menghapus data dari tabel.

   
2. 2
   Gunakan Query Wizard untuk membuat query Select dasar. Jika anda ingin menggunakan query Select dasar, gunakan Query Wizard untuk memandu anda mengikuti langkah-langkahnya. Anda bisa mengakses Query Wizard dari tab Create. Hal ini memungkinkan anda menampilkan field tertentu dari sebuah tabel.

Membuat Query Select dengan Kriteria

1. 1
   Bukalah Query Design. Anda dapat menggunakan kriteria untuk memperkecil query Select anda dan hanya menampilkan informasi yang anda perlukan. Untuk memulai, klik tab Create, dan pilih Query Design.

1. 2
   Pilih tabel anda. Kotak Show Table akan terbuka. Klik ganda tabel yang ingin anda gunakan, dan klik Close.

1. 3
   Tambahkan field yang akan ditarik datanya. Klik ganda setiap field pada tabel yang ingin anda tambahkan pada Query. Field tersebut akan ditambahkan pada daftar Design.

1. 4
   Tambahkan kriteria. Anda bisa menggunakan berbagai jenis kriteria, seperti teks atau fungsi. Misalnya, jika anda ingin menampilkan harga yang lebih tinggi dari $50 dari field Harga, masukkan >=50 pada kriteria. Jika anda hanya ingin menampilkan pelanggan dari Inggris, masukkan UK pada kotak Criteria.

   • Anda bisa menggunakan berbagai kriteria dalam setiap query.

   
2. 5
   Klik "Run" untuk melihat hasilnya. Tombol ini berada pada tab Design. Hasil Query anda akan ditampilkan di jendela. Tekan Ctrl+S untuk menyimpan query..

Membuat Query Select dengan Parameter

1. Bukalah Query Design. Query dengan parameter memungkinkan anda mengatur data apa saja yang ingin anda terima setiap kali anda menjalankan query. Misalnya, jika anda memiliki basis data pelanggan dari berbagai kota, anda bisa menggunakan query dengan parameter untuk menanyakan kota mana yang ingin anda tampilkan datanya.

1. Buatlah query Select dan tentukan tabelnya. Tambahkan field yang ingin diambil datanya pada query dengan mengklik ganda pada pratinjau tabel.

1. Tambahkan parameter pada bagian Criteria. Parameter ditandai dengan karakter "[]" di sekitarnya. Teks dalam braket akan ditampilkan pada permintaan yang muncul saat query dijalankan. Misalnya, untuk meminta masukan kota, klik sel Criteria untuk field Kota, dan masukkan [Kota mana?]

   • Anda bisa mengakhiri parameter dengan ? atau :, namun tidak dengan ! atau .

   
2. Buatlah query dengan banyak parameter. Anda bisa menggunakan banyak parameter untuk membuat jarak khusus pada hasil query anda. Misalnya, jika field pilihan anda adalah Tanggal, anda bisa mendapat hasil antara tanggal tertentu dengan mengetikkan code>Between[Tanggal Mulai:] And [Tanggal Selesai:]. You will receive two prompts when you run the query.^[2]

Membuat Query Pembuatan Tabel

1. 1
   Klik tab Create dan pilih Query Design. Anda bisa menggunakan query untuk mengambil data spesifik dari tabel yang sudah ada dan membuat tabel baru dengan data tersebut. Hal ini sangat berguna jika anda ingin membagi bagian tertentu dari basis data anda, atau membuat form untuk bagian tertentu basis data. Anda akan membuat query Select biasa terlebih dahulu.

1. 2
   Pilih tabel yang ingin anda ambil datanya. Klik ganda tabel-tabel tersebut. Anda bisa memilih beberapa tabel sekaligus jika perlu.

1. Pilih field yang ingin anda ambil datanya. Klik ganda setiap field yang ingin anda tambahkan dari pratinjau tabel. Field tersebut akan ditambahkan pada daftar query anda.

1. 4
   Aturlah kriteria. Jika anda ingin menentukan data tertentu pada field, gunakan bagian Criteria untuk mengaturnya. Lihatlah bagian "Membuat Query Select dengan Kriteria" untuk detilnya.

1. 5
   Ujilah query anda untuk memastikan hasilnya sesuai kebutuhan anda. Sebelum anda membuat tabel anda, jalankan query untuk memastikan query mengambil data yang tepat. Aturlah kriteria dan field hingga anda mendapat data yang tepat.

1. 6
   Simpanlah query dengan menekan Ctrl+S. Query akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar. Klik pada query tersebut untuk memilihnya lagi dan klik tab Design.

1. 7
   Klik "Make Table" di bagian "Query Type". Sebuah jendela akan muncul untuk meminta nama tabel baru. Masukkan nama tabel dan klik OK.

1. 8
   Klik Run. Tabel baru anda akan dibuat berdasarkan query yang telah anda bangun. Tabel tersebut akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar.

Membuat Query Append

1. 1
   Bukalah Query yang telah dibuat sebelumnya. Anda bisa menggunakan query Append untuk menambahkan data pada tabel yang sudah ada dari tabel lain. Hal ini berguna jika anda perlu menambah data pada tabel yang sudah anda buat melalu query pembuatan tabel.

1. 2
2. Klik tombol Append di tab Design. Hal ini akan membuka jendela Append. Pilih tabel yang ingin anda tambah datanya.

1. 3
   Ubah kriteria query anda sesuai keinginan. Misalnya, jika anda membuat tabel dengan kriteria "2010" pada field "Tahun", ubahlah dengan tahun yang ingin anda tambahkan, misalnya "2011".

1. 4
   Aturlah di mana anda ingin menambahkan data. Pastikan anda mengatur field yang tepat untuk setiap kolom yang anda tambahkan datanya. Misalnya, dengan menggunakan perubahan diatas, data harus ditambahkan pada kotak Tahun dalam baris "Append To".
2. 
3. Jalankan query. Klik "Run" pada tab Design. Query akan dijalankan dan data akan ditambahkan pada tabel. Anda kemudian dapat menambahkan tabel untuk memeriksa apakah datanya sudah dimasukkan dengan benar.

Bagian 5

Membuat dan Menggunakan Form

1. Pilih tabel yang ingin anda buat form-nya. Form memungkinkan anda untuk melihat data pada setiap field dan berpindah antara entri serta membuat entri baru dengan cepat dan mudah. Form sangat penting jika anda memasukkan data dalam jangka waktu lama, karena banyak orang menganggap penggunaannya lebih mudah dari tabel.

1. 2
   Klik tombol Form di tab Create. Hal ini akan membuat form berdasarkan field yang ada di tabel secara otomatis. Access membuat field dengan ukuran yang cukup, namun anda bisa mengubah ukurannya dan memindahkan elemen pada form sesuka hati.

   • Jika anda tidak ingin menampilkan field tertentu untuk ditampilkan pada form, anda bisa mengklik kanan dan memilih Delete.
   • Jika tabel anda memiliki hubungan, baris data akan muncul di bawah setiap entri yang menampilkan data terhubung. Hal ini memungkinkan anda menyunting data terhubung dengan lebih mudah. Misalnya, setiap petugas penjualan di basis data anda mungkin memiliki data pelanggan yang terhubung pada entri mereka.

   
2. Jelajahi form anda. Tombol arah di bagian bawah berguna untuk berpindah antar entri. Kotak-kotak pada form akan terisi dengan data anda saat anda berpindah antar entri. Anda bisa menggunakan tombol di bagian pojok untuk berpindah ke data pertama atau terakhir.

1. 4
   Klik tombol Datasheet untuk menggunakan tabel. Tombol ini ada di bagian kiri atas, dan akan memungkinkan anda memulai mengubah isi data anda dengan form

1. Ubahlah entri yang sudah anda. Anda bisa menyunting teks dalam seluruh kotak pada setiap entri untuk mengubah data yang ada pada tabel. Perubahan yang dibuat akan muncul langsung pada tabel dan data terhubung.

1. 6
   Tambahkan entri baru. Klik tombol "Add Record" dekat tombol navigasi untuk membuat entri baru di akhir baris. Anda bisa menggunakan kotak-kotak untuk memasukkan data pada kotak kosong pada tabel. Hal ini adalah cara mudah menambahkan informasi, alih-alih menggunakan tampilan tabel.

1. 7
   Simpan form setelah selesai. Pastikan anda menyimpan form dengan menekan Ctrl + S jadi anda bisa mengaksesnya di kemudian hari. Form akan muncul di bingkai navigasi di sebelah kiri layar.^[3]

Bagian 6

Membuat Laporan

1. 1
   Pilih tabel atau query. Laporan akan memungkinkan anda menampilkan rangkuman dari data anda. Laporan seringkali digunakan untuk laporan gaji dan pengiriman, dan bisa disesuaikan untuk penggunaan apapun. Laporan mengambil data dari tabel atau query yang telah anda buat.

1. 2
   Klik tab Create. Pilih jenis laporan yang ingin anda buat. Ada beberapa cara pembuatan laporan yang dapat anda lakukan. Access dapat membuat laporan untuk anda secara otomatis, dan anda juga bisa membuat laporan khusus..

   • Report - Hal ini akan membuat laporan otomatis dengan seluruh data dari sumber anda. Tidak ada pengelompokan data di sini, namun untuk basis data kecil jenis laporan ini mungkin cocok untuk keperluan anda.
   • Blank Report - Hal ini akan membuat laporan kosong yang dapat anda isi data sesuka hati. Anda bisa memilih dari field yang tersedia untuk membuat laporan khusus.
   • Report Wizard - Panduan pembuatan laporan akan memandu anda pada proses pembuatan laporan, memungkinkan anda memilih dan mengelompokkan data, dan memformat data tersebut.

   
2. 3
   Pilih sumber data untuk laporan kosong anda. Jika anda memilih untuk membuat laporan kosong, anda harus memilih sumber datanya. Pertama, klik tab Arrange, dan pilih Property Sheet. Atau, anda juga bisa menekan Alt+Enter.

   • Klik panah bawah di sebelah Record Source. Sebuah daftar berisi tabel dan query Anda akan muncul. Pilih tabel atau query dan pilihan anda akan dipilih untuk laporan.
3. 
   4
   Tambahkan field pada laporan anda. Setelah anda memiliki sumber, anda bisa menambahkan field pada laporan anda. Klik tab "Format", dan klik "Add Existing Field". Daftar field akan muncul di bagian kanan.

   • Klik dan tarik field yang anda ingin tambahkan pada bingkai Design. Entrinya akan muncul pada laporan anda. Saat anda menambah field tambahan, field tersebut akan diatur otomatis dengan field yang sudah ada.
   • Anda bisa mengubah ukuran field dengan mengklik pojoknya dan menariknya dengan mouse.
   • Hapus field dari laporan dengan mengklik judulnya dan menekan Delete.

   
4. 
   
   Kelompokkan laporan anda. Pengelompokkan memungkinkan anda untuk mengolah informasi dari laporan dengan cepat, karena data terkait telah diatur. Misalnya, anda mungkin ingin mengelompokkan penjualan berdasarkan daerah atau penjualnya. Pengelompokkan memungkinkan anda melakukan hal tersebut.

   • Klik tab Design, dan klik "Group and Sort".
   • Klik kanan di bagian manapun pada field yang ingin anda kelompokkan. Pilih "Group On" pada menu.
   • Sebuah kepala akan dibuat untuk kelompoknya. Anda bisa menyesuaikan judul kepala untuk melabeli kelompok.

   
5. 6
   Simpan dan bagikan laporan. Setelah laporan anda selesai, anda bisa menyimpan dan membagikan atau mencetaknya seperti dokumen lain. Gunakan laporan untuk berbagi kinerja laporan dengan investor, informasi kontak pada pekerja, dan lain-lain. ^[4]