Taukah Anda, Microsoft Excel adalah aplikasi utama untuk pencatatan dan pengolahan data untuk berbagai bidang dan keperluan. Seperti akuntansi, penjualan, analisa statistika, dan lain sebagainya.
Pemanfaatan Microsoft Excelpun sangat luas, baik di kalangan masyarakat umum, professional, serta organisasi untuk menghasilkan beragam teknik pengolahan data dan pemodelan data dalam bentuk laporan dan grafis.
Namun demikian, banyaknya fitur yang ditawarkan oleh Microsoft Excel seringkali menimbulkan pertanyaan kapan dan bagaimana fitur tersebut harus digunakan. Selain itu, karena sebuah masalah excel bisa dipecahkan dengan banyak cara, diperlukan juga adanya pemahaman bagaimana menggunakan Ms Excel ini secara efektif.
Sebelum lanjut ke materi inti, alangkah baiknya sobat mengetahui beberapa istilah yang familiar dalam Microsoft Excel seperti Row, Column, Cell, Worksheet dan Workbook. Row adalah baris dalam spreadsheet Microsoft Excel, pada Microsoft Excel 2010 jumlah Row ada 1048576. Row ini ditandai dengan angka 1-1048576 bisa dilihat di samping kiri spreadsheet. Column adalah kolom dalam spreadsheet Microsoft Excel yang ditandai dengan huruf A-XFD. Jumlah kolom dalam Microsoft excel 2010 jika dijumlahkan ada sekitar 16384 kolom. Cell atau sel adalah pertemuan antara baris dan kolom. Worksheet adalah lembar kerja yang terdiri dari kumpulan kolom dan baris. Workbook adalah kumpulan dari worksheet yang berjumlah 256 worksheet.
Berikut adalah toolbar tambahan masing-masing menu bar pada Microsoft Excel 2010 yang harus diketahui pemula :
A). Home
Fungsi menu Home adalah untuk memodifikasi penyajian data pada lembar kerja, seperti merubah tampilan tabel, teks, menentukan desimal dll. Sebagian toolbar yang harus diketahui pemula pada menu Home ini ada juga pada menu Home Microsoft Word 2010, jadi saya hanya akan menjelaskan beberapa toolbar tambahannya saja. Perhatikan gambar berikut ini :
Fungsi Wrap Text adalah untuk mengatur semua konten berupa teks dalam satu sel sehingga teks tetap dalam satu sel meskipun jumlahnya banyak.
Fungsi Merge & Center adalah untuk menggabungkan beberapa sel yang dipilih menjadi satu sel.
Fungsi Percent Style adalah untuk menampilkan nilai dalam sel menjadi bentuk nilai persen.
Fungsi Comma style adalah untuk memisahkan nilai dalam sel dengan tanda koma setiap perseribu atau tiga digit angka, misal angka 9999 jika menekan fungsi ini tampilannya menjadi 9,999.
Fungsi Increase Decimal adalah untuk menambahkan jumlah angka desimal dibelakang koma.
Fungsi Decrease Decimal adalah untuk mengurangi jumlah angka desimal di belakang koma.
Fungsi Number Format adalah untuk merubah nilai-nilai yang ada dalam sel menjadi format tertentu seperti fomat tangga, persen, mata uang dll.
Fungsi Conditional Formatting adalah untuk menyorot atau menandai sebuah sel yang unik, menekankan nilai-nilai yang tidak biasa, memvisualisasikan data menggunakan bar, menandai nilai dalam sel dengan warna tertentu dan ikon set berdasarkan kriteria.
Fungsi Format as Table adalah untuk mendesain tampilan tabel menjadi lebih menarik dengan dengan model tampilan yang sudah ditentukan.
Fungsi Cell Styles adalah untuk mendesain tampilan sel dengan model tampilan yang sudah disediakan.
Fungsi Insert adalah untuk memasukkan kolom atau baris ke dalam lembar kerja atau tabel yang dipilih.
Fungsi Delete adalah untuk menghapus sheet (lembar kerja), cell atau column yang dipilih.
Fungsi Format adalah untuk mengatur tinggi dan lebarnya baris atau kolom dalam sebuah tabel atau sheet (lembar kerja) , memodifikasi sheet (lembar kerja), memproteksi dan menyembunyikan sel.
Jika kita perhatikan dengan teliti maka dapat kita simpulkan bahwa untuk membuat tabel ternyata hampir semua tombol navigasinya ada pada menu Home ini. Membuat sebuah tabel merupakan pekerjaan yang paling banyak dilakukan oleh Microsoft excel, begitu juga dengan pengaturan nilai-nilai dalam sel ada di menu Home ini.
B). Formulas
Secara umum Formulas adalah kumpulan fungsi-fungsi rumus tertentu pada Microsoft excel , seperti penjumlahan dasar, perkalian, pengurangan dll. Dalam menu ini fungsi-fungsi dikelompokkan berdasarkan kriteria. Untuk lebih jelasnya silahkan perhatikan gambar berikut ini :
Ada 10 toolbar dasar pada menu ini yang wajib dipelajari oleh pemula dan hampir semuanya memiliki fungsi untuk meng-eksekusi sebuah fungsi. Berikut penjelasannya sesuai dengan nomor urut pada gambar diatas :
Insert Function adalah untuk mengedit formula dalam sel dengan memilih fungsi dan mengedit argument.
Auto Sum adalah untuk menampilkan hasil perhitungan sederhana seperti penjumlahan, pengurangan, rata-rata dll.
Recently Used adalah untuk menggunakan formula yang pernah atau sering digunakan, rumus-rumus yang sering digunakan akan tersimpan di sini.
Financial adalah untuk melakukan perhitungan dengan rumus-rumus financial, seperti menghitung nilai konversi mata uang asing dan perhitungan yang berhubungan dengan finance.
Logical adalah untuk melakukan perhitungan dengan rumus-rumus logika, seperti AND, OR, IF dll.
Text adalah untuk memodifikasi format teks pada sel, seperti membuat huruf kecil menjadi capital, menghilangkan teks dalam sel dll.
Date & Time adalah untuk memodifikasi nilai dalam sel menjadi format waktu, seperti tanggal, bulan, tahun, jam, menit dan detik.
Lookup & Reference adalah untuk memasukkan formula yang berkaitan dengan referensi atau menyorot suatu file dalam sel.
Math & Trig adalah untuk melakukan perhitungan dengan rumus-rumus trigonometri, seperti menghitung sinus, cosinus dll.
More Function adalah untuk melakukan perhitungan dengan fungsi lainnya sesuai dengan kebutuhan.
Jika kita perhatikan pada menu ini banyak terdapat fungsi-fungsi penting untuk melakukan perhitungan dengan formula tertentu dari tingkat dasar sampai tingkat professional. Perlu waktu untuk dapat menguasai semua fungsi dalam Microsoft excel 2010 ini karena ada puluhan bahkan ratusan rumus, sering-seringlah praktek biar cepat bisa.
C). Data
Menu Data berfungsi untuk memodifikasi data, seperti memasukkan external data ke dalam worksheet, mensortir data dalam kolom, merefresh data, dll. Ada 6 toolbar yang harus diperhatikan oleh sobat yang masih pemula, silahkan perhatikan gambar berikut :
Refresh All berfungsi untuk menyegarkan halaman atau lembar kerja yang sedang aktif dan meng-update semua informasi yang dimasukkan ke lembar kerja.
Sort Z to A berfungsi untuk menyusun nilai yang dipilih dari yang tertinggi ke terendah.
Sort A to Z berfungsi untuk menyusun nilai yang dipilih dari yang terendah ke tertinggi.
Sort berfungsi untuk menunjukan kotak dialog sort pada sel yang diplih untuk mengurutkan data berdasarkan beberapa kriteria sekaligus.
Filter berfungsi untuk mengaktifkan fungsi filter pada sel yang dipilih.
Clear berfungsi untuk menghapus fungsi filter yang sedang aktif.
1. Perhitungan dasar
Excel memang ditujukan untuk mengolah data berupa angka yang bisa anda tambah, ubah, dan manipulasi sesuai keinginan anda. Nah, mempelajari bagaimana cara menghitung di Excel merupakan langkah awal untuk mengerti konsep keseluruhan.
Di Excel, untuk menghitung angka dan memanipulasi data lainnya memiliki istilahnya sendiri yaitu menggunakan “Fungsi”. Fungsi bisa dikatakan “rumus” agar angka yang keluar sesuai yang kita inginkan. Untuk membuat Fungsi, anda harus klik kotak yang tersedia di Excel dan ketik tanda “=” (sama dengan).
Misalnya anda ingin menghitung 5 + 5. Anda pasti sudah tahu kalau hasilnya 10, jadi formula lengkapnya adalah “5 + 5 = 10”. Di Excel, tanda “=” diketik terlebih dahulu, baru diikuti dengan rumusnya. jadi, untuk menampilkan hasil pertambahan, silahkan ketik di Excel “=5+5”. Setelah anda tekan enter, maka hasilnya akan keluar.
Berikut tanda/operator yang bisa anda gunakan untuk perhitungan dasar di Excel:
- “+” Untuk melakukan operasi pertambahan.
- “-” Untuk melakukan operasi pengurangan.
- “*” (Tanda bintang/SHIFT + 8) Untuk melakukan operasi perkalian.
- “/” (Garis miring) Untuk melakukan pembagian
Pengembangan dan Latihan: Sekarang anda tahu perhitungan dasarnya. Silahkan anda membuat perhitungan kompleks seperti rumus luas kerucut maupun yang lainnya dengan menggunakan operator diatas. Anda juga bisa menggunakan tanda kurung untuk memprioritaskan perhitungan. Contoh: (2+3) x 2 = 10.
2. Kalkulasi cepat dengan Autosum
Setelah anda mempelajari bagaimana perhitungan dasar di Excel, ini saatnya untuk anda merasakan salah satu kekuatan Excel yaitu Autosum. Autosum disini merupakan fungsi yang bisa anda gunakan untuk kalkulasi cepat tanpa perlu repot-repot mengetahui rumus perhitungannya.
Misalnya anda ingin menjumlahkan 10 angka di 10 sel dalam 1 kolom atau baris. Anda cukup menyeleksi semua sel tersebut dan klik Home > Autosum. Maka semua sel tersebut akan dijumlahkan seperti gambar diatas.
Selain penjumlahan, anda juga bisa menggunakan fungsi-fungsi lainnya pada menu Autosum seperti gambar diatas. Penjelasan untuk masing-masing fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
- SUM: Penjumlahan
- Average: Mencari nilai rata-rata.
- Count Numbers: Mendapatkan jumlah sel yang diseleksi.
- Max: Mencari nilai paling besar.
- Min: Mencari nilai paling kecil.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba seluruh fungsi yang ada di Autosum. Anda juga bisa mencoba fungsi lainnya diluar dari Autosum.
3. Otomasi data sederhana dalam sel
Dua tips sebelumnya mengharuskan anda untuk memasukkan data ke dalam sel. Sekarang, mari kita belajar bagaimana cara otomasi data, sehingga kita tidak perlu harus terus menerus menambah data. Ambil studi kasus seperti ini.
Anda memiliki tabel dengan kolom ‘nomor’. Nomor tersebut pastinya berisi dari nomor 1 hingga berapapun jumlah barisnya. Jika anda memiliki data yang banyak, apakah anda harus mengetik semua nomor tersebut? Untungnya, Excel memiliki fitur yang dapat menjawab hal tersebut.
Contohnya…
Silahkan anda ketik 1 di sel pertama. Kemudian ketik 2 di bawah dari angka 1 tadi atau disamping kiri atau kanannya. Kemudian, blok dua angka tersebut dengan cara klik kiri dan tahan dari sel A1 dan geser ke sel A2 seperti pada gambar diatas. Setelah anda blok, nanti dipojok kanan bawah blok tersebut, akan ada kotak berwarna hijau. Silahkan anda klik dan geser kebawah. Untuk percobaan kali ini, silahkan anda geser hingga ke sel A5.
Setelah anda geser, maka hasilnya akan jadi seperti gambar diatas. Hal ini dapat terjadi, karena di sel A1 dan A2 masing-masing terisi 2 angka, yaitu angka ‘1’ dan angka ‘2’. Excel menjadikan kedua angka tersebut patokan dan menemukan pola bahwa angka ‘1’ dan angka ‘2’ merupakan angka yang ditambah 1 dimulai dari sel A1. Jadinya, A1 ditambah 1 menjadi 2. Setelah menemukan polanya, Excel secara otomatis menghitungnya lagi ketika anda geser kebawah dan semuanya akan bertambah 1 sesuai dengan angka dalam sel sebelumnya.
Bahkan, anda bisa melakukan hal tersebut terhadap fungsi atau rumus. Ketika anda klik tahan dan drag seperti cara sebelumnya di sel yang ada rumus, Excel secara otomatis menerapkan fungsi yang sama namun dengan sumber data yang berbeda.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda membuat pola lainnya dengan menggunakan fitur otomasi sel ini. Misalnya, buatlah agar urutan datanya menjadi 1, 3, 5, 7, dll. Lalu, coba juga jika anda memasukkan huruf kedalamnya. Misalnya anda masukkan No. 1, No. 2, No. 3, dll. Lakukan juga kedalam baris, bukan hanya kolom seperti pada tutorial ini.
4. Memformat angka
Format angka dibutuhkan jika anda memasukkan data dengan jenis yang berbeda. Misalnya 100% tentu berbeda dengan Rp. 100. Walaupun anda mengetikkan sama-sama angka “100”, penggunaannya berbeda. Di Excel, anda bisa megubah format angkanya sesuai dengan yang diinginkan.
Silahkan anda blok terlebih dahulu angka yang akan diubah formatnya. Kemudian pada bagian “Number”, klik menu gulir bawah yang bertuliskan “General”. Kemudian pilih format angka yang anda inginkan.
Hasilnya bisa anda lihat seperti gambar diatas. Ketika saya memilih “Currency”, maka secara otomatis Excel akan mengubah formatnya menjadi format Rupiah.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda ubah formatnya menjadi Rp. 1.000.000,00 dengan menggunakan cara diatas. Kemudian, ubah juga satuan uangnya, misalnya gunakan dolar Amerika atau menjadi Yen Jepang. Gunakan juga format angka lainnya seperti tanggal.
5. Membuat tabel
Tips lainnya untuk cara belajar menggunakan Excel dengan cepat adalah membuat tabel. Dengan membuat tabel, data yang anda berikan dapat diorganisir di Excel lebih mudah lagi. Jangan menganggap bahwa dengan mengisi data di sel-sel di Excel, data tersebut sudah menjadi Tabel. Anda perlu memformatnya terlebih dahulu, layaknya tips sebelumnya.
Silahkan anda blok terlebih dahulu data tabel anda. Kemudian, akan ada tombol tambahan di pojok kanan bawah seperti gambar diatas. Klik bagian “Tables” dan klik “Table”.
Setelah anda melakukan hal tersebut, maka tampilannya akan menjadi seperti diatas. Dengan data yang sudah menggunakan format tabel ini, anda bisa melakukan beberapa hal. Contohnya saja ketika anda klik tanda panah bawah terhadap “Daftar Buku”, maka anda bisa menyortirnya berdasarkan huruf. Misal dari A ke Z atau Z ke A.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba membuat tabel dengan data yang lebih kompleks. Misalnya ada kolom nomor dan juga ada perhitungan untung dan rugi serta rata-rata menggunakan fungsi/rumus di Excel. Dan coba anda buat data tersebut di sortir berdasarkan untung terbanyak.
6. Membuat Chart/Grafik
Sebuah data dalam tabel akan lebih menarik dilihat jika dibuatkan sebuah grafik. Karena tampilan visual tentunya lebih menarik daripada hanya sekedar data angka saja. Dengan Excel, anda dapat membuat grafik dengan mudah dan pilihan grafiknya sangat lengkap.
Untuk membuat grafik, anda perlu memilih data yang akan ditampilkan. Pada gambar diatas, anda bisa melihat bahwa penulis memiliki dua buah tabel. Ada tabel harga buku di sebelah kiri dan tabel penjualan di sebelah kanan. Disini, penulis ingin membuat grafik/chart yang menampilkan mana buku yang paling banyak memperoleh untung.
Silahkan anda pilih kolom “Daftar Buku” dan juga kolom “Total Untung”. Gunakan tombol CTRL agar anda bisa menyeleksi atau memblok dua kolom tersebut. Jadinya, blok terlebih dahulu kolom daftar buku kemudian tekan tombol CTRL dan blok lagi kolom total untung.
Setelah selesai memblok dua kolom tersebut, silahkan klik menu “Insert” dan lihat pada bagian “Charts”. Disini, penulis akan menggunakan opsi “Recommended Charts”, dimana Excel sudah menyediakan jenis grafik yang sesuai dengan data yang penulis blok atau seleksi.
Silahkan pilih jenis grafik yang ingin anda pakai. Jika menurut anda kurang cocok, anda bisa mengklik tab “All charts” untuk melihat semua jenis grafik. Jika sudah memilih jenis grafiknya, klik Ok.
Jika sudah, maka tampilannya akan seperti diatas. Anda bisa melihat bahwa buku Harry Potter adalah buku yang paling banyak untungnya. Anda juga bisa mengubah tampilan grafik dengan cara mengklik tombol “+” seperti gambar diatas. Untuk informasi lebih lengkap dari pengubahan data grafik, mengubah tampilan, dan lain-lain, anda bisa kunjungi artikel yang lebih lengkap di cara membuat grafik ini.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda buat grafik dengan data yang lebih kompleks. Silahkan anda tambahkan persentase kedalam untung yang ada. Coba juga grafik lainnya.
7. Menggunakan Format Cell
Tidak terasa sudah sampai tips yang ke-7 dalam mempelajari cara belajar menggunakan Excel dengan cepat. Dengan Format Cell, anda dapat melakukan berbagai hal menarik untuk mengubah tampilan teks dalam sel. Misalnya saja, anda ingin mengubah tampilan hurufnya menjadi miring. Hal tersebut tentu dapat dilakukan di Excel.
Caranya adalah blok atau seleksi saja sel yang ingin diubah. Kemudian, klik kanan dan klik “Format Cell”. Kemudian pada bagian “Alignment”, geser saja dengan menggunakan pointer mouse pada bagian “Orientation” seperti gambar diatas. Jika sudah, klik Ok.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba berbagai opsi lainnya di Format Cell. Seperti memberikan warna pada teks, mengubah font, dan masih banyak lagi.
8. Menggunakan fungsi manual
Sebelumnya, anda sudah mempelajari bagaimana menggunakan fungsi di Excel, yaitu dengan mencoba fungsi Autosum. Semua itu dapat anda lakukan dengan hanya mengklik fungsi yang ada. Namun terkadang, ketika data di Excel kita sudah banyak dan kompleks, ada beberapa kondisi dimana menggunakan fungsi seperti cara sebelumnya tidak efektif. Untuk itulah, Excel juga sudah membenamkan fitur dimana kita bisa memasukkan fungsi secara manual.
Kita akan mulai menggunakan fungsi yang mudah dulu, yaitu fungsi untuk menambah data yang ada. Untuk hal tersebut, silahkan anda buat data angka dulu minimal 2 sel. Kemudian pada sel berikutnya, anda bisa ketik “=sum(” (tanda tanda petik). Kemudian silahkan anda seleksi atau blok data yang akan ditambahkan. Pada gambar diatas, penulis memilih semua data yang ada di A1 hingga A5. Jika sudah, tekan enter.
Hasil dari pertambahan akan langsung muncul. Rumus atau fungsinya pun akan terlihat seperti pada gambar diatas. Penjelasannya adalah untuk memasukkan fungsi secara manual, anda perlu mengetikkan simbol “=”, diikuti dengan nama fungsinya. SUM disini adalah fungsi untuk menambahkan data. Setelah itu, beri tanda “()” dan anda bisa memilih data yang akan ditambahkan. Fungsi lengkapnya menjadi “=namafungsi(data_pertama:data_terakhir)” dan akan menjadi “=sum(A1:A5)”.
Perlu anda ketahui juga bahwa Excel sangat fleksibel. Studi kasusnya ketika data anda ternyata ada kesalahan, namun anda sebelumnya sudah menghitung data tersebut. Jangan khawatir, ketika anda mengubah data tersebut, secara otomatis jumlah dari data tersebut pun juga akan berubah. Contohnya pada gambar diatas, dimana penulis mengubah data yang ada di sel A5 berwarna kuning. Maka hasil pertambahannya pun akan berubah juga.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda gunakan fungsi manual ini terhadap fungsi-fungsi lainnya. Misalnya fungsi rata-rata. Untuk rata-rata, gunakan “=average”.
9. Menggunakan Conditional Formatting
Dengan Conditional Formatting, anda dapat mengolah data dengan tampilan yang lebih interaktif lagi. Misalnya anda dapat menambahkan visualisasi mengenai persentase data. Untuk lebih jelasnya, lihat gambar dibawah ini.
Pada gambar diatas, penulis menambahkan 2 jenis Conditional Formatting. Yang pertama adalah penambahan bar dengan warna biru dan penambahan tanda panah yang menunjukkan persentase mana yang turun ataupun naik. Visualisasi seperti ini dapat membantu kita untuk melihat secara cepat data mana yang sesuai dengan kriteria yang diinginkan.
Untuk melakukan hal tersebut, cukup pilih saja data yang akan di ubah, kemudian pilih opsi “Conditional Formatting”. Lalu, pilih format yang anda inginkan. Seperti contoh diatas, penulis menggunakan format “Data Bars”. Hasilnya bisa dilihat langsung di data yang sudah anda seleksi sebelumnya.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba format lainnya seperti “Highlights Cell Rules”. Dengan opsi tersebut, anda bisa menambahkan kondisi, misalnya data tersebut lebih tinggi atau lebih rendah.
10. Menggabungkan 2 kolom atau baris
Dari tips 1 sampai 9, anda sudah bisa membuat tabel yang keren dan interaktif dengan chart atau diagram. Namun biasanya semakin kompleks sebuah tabel yang kita buat, pastinya kita berhadapan pada situasi dimana anda harus menggabungkan 2 kolom atau baris.
Jika anda lihat gambar diatas, tabel menjadi tidaklah rapi. Karena sel C4 dan C5 tidak menyatu, sel E4, F4, dan G4 juga tidak menyatu. Untuk menyatukannya sangatlah mudah.
Bisa anda lihat di animasi di atas, caranya adalah anda hanya tinggal seleksi 2 kolom/baris atau lebih. Kemudian klik tombol “Merge & Center”. Nantinya, sel C4 dan C5 akan menjadi satu. Anda bisa melakukan hal yang sama terhadap yang lainnya dengan mudah.
Pengembangan dan Latihan: Coba anda atur supaya kolom atau baris yang sudah dijadikan satu teksnya menjadi rata tengah, baik vertikal maupun horizontal. Jika anda lihat di animasi di atas, teks “No.” hanya rata tengah secara horizontal saja, tidak vertikal.
11. Menggunakan Template untuk mempercepat anda dalam bekerja dengan Excel
Microsoft Excel memiliki ratusan template siap pakai yang dapat anda gunakan di berbagai kondisi maupun pekerjaan. Mulai dari mengatur jadwal kerja, mengatur pemasukan dan pengeluaran uang, absensi kerja, dan masih banyak lagi. Lalu, dimana anda bisa menemukan template-template ini?
Ketika anda membuka Excel pertama kali, Excel secara otomatis memberikan rekomendasi Template yang bisa anda pakai seperti gambar diatas. Atau jika anda sudah membuka sebuah worksheet Excel, anda dapat dengan mudah menekan tombol CTRL + N untuk membuka sheet baru. Di kotak pencarian, anda bisa mencari template sesuai keinginan anda.
Jika anda seorang manajer proyek, anda bisa menemukan 10+ Template Excel Untuk Manajemen Proyek & Tracking yang dapat menghemat banyak waktu anda.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba menggunakan template lain. Jika pertama anda memakai template untuk mengatur pengeluaran dan pemasukan tiap bulan, silahkan coba untuk membuat daftar pekerjaan dalam bulan ini beserta waktu pengerjaannya dengan menggunakan template yang ada di Excel.
12. Menggunakan Add-in untuk menambah fungsionalitas Excel
Tips terakhir cara belajar menggunakan Excel dengan cepat yaitu menggunakan Add-in. Microsoft Excel sebenarnya sudah sangat lengkap, sehingga semua yang anda pikirkan mengenai pengolahan data sebenarnya bisa anda lakukan jika anda mengetahui caranya. Namun jika dirasa anda memerlukan fitur tambahan, anda dapat menggunakan Add-in di Store untuk Excel.
Silahkan anda akses Store untuk Excel di menu “Insert” kemudian klik “Store”. Silahkan temukan apa yang anda inginkan. Misalnya saja penulis ingin memberikan notasi tentang buku yang ada berupa informasi dari Wikipedia. Kemudian klik saja “Add” jika anda menemukannya.
Seperti gambar diatas, bisa anda lihat ketika saya mengklik buku Harry Potter, Wikipedia memberikan informasi mengenai buku tersebut.
Pengembangan dan Latihan: Silahkan anda coba add-in lainnya yang tersedia.
6 Langkah Mudah Cara Print Excel Yang Sempurna!
1. Konversi data anda ke Tabel
Excel merupakan aplikasi pengolah kalkulasi data dan tabel yang sangat powerful. Menguasainya bisa jadi skill yang dibutuhkan dimanapun anda bekerja. Anda bisa mulai dengan 12 langkah belajar excel dengan cepat yang ada di situs ini untuk mempelajarinya.
Walau anda sudah memasukkan data ke dalam baris maupun kolom, data-data tersebut dalam Excel masih terdefinisi sebagai data biasa, bukanlah sebuah tabel. Untuk itu data diatas perlu kita ubah menjadi tabel.
Caranya adalah pilih semua data anda dan klik menu “Home” (1) > “Format as Table” (2) dan pilih format tabel yang anda inginkan (3).
Kemudian anda akan diminta untuk memasukkan data yang akan dijadikan tabel. Karena kita sudah memilih semua datanya sebelumnya, biarkan saja seperti itu. Pastikan beri tanda centang pada “My table has headers” untuk menandakan bahwa tabel kita sudah memiliki header seperti No, nama depan, belakang, dan lain-lain.
Dengan membuat data menjadi tabel, ada berbagai macam hal baru yang bisa dilakukan secara otomatis. Misalnya saja gambar diatas, penulis mengurutkan dari A ke Z untuk email. Selain itu, penulis juga bisa menyaring email berdasarkan kata kunci yang penulis tentukan. Sehingga, atur dulu data yang akan anda cetak menggunakan cara ini jika diperlukan.
2. Mengatur Print Area
Anda bisa menentukan baris dan kolom apa saja yang akan anda cetak menggunakan Print Area. Secara bawaan, seluruh tabel anda akan di cetak. Namun jika anda menginginkan hanya baris 1 hingga 10 saja yang anda ingin cetak, anda bisa melakukannya dengan mudah.
Pada tabel diatas, penulis memiliki 100 baris data. Misal anda ingin mencetak dari nomor 1 hingga 10 saja, klik dan drag untuk menyeleksinya dan klik menu “Page Layout” > “Print Area” > “Set Print Area”. Dengan begitu, hanya header dan data dari 1 hingga 10 saja yang akan dicetak. Anda tidak perlu melakukan ini jika ingin mencetak semua.
3. Periksa data yang tersembunyi di dalam sel
Ketika anda mengetik sebuah data yang terlalu panjang, Excel tidak secara otomatis memperlebar kolomnya. Dan jika anda cetak, data yang tersembunyi dalam sel tidak akan tercetak.
Untuk memperlebar kolom, klik dobel pada panel kolom bagian kanan seperti animasi diatas dan Excel akan memperlebar secara otomatis sesuai data mana yang paling panjang. Lakukan hal ini juga terhadap kolom yang lain jika diperlukan.
Solusi lain dari data yang terlalu banyak adalah dengan menggunakan “Wrap Text”. Caranya adalah klik sekali kolom yang ingin anda ubah klik “Wrap Text”. Dengan tidak melakukan pengaturan lebar kolom maupun Wrap Text ini, bisa jadi beberapa data anda tidak tercetak.
4. Mengatur Orientation, Margin, dan Scaling
Dengan Orientation, Margin, dan Scaling, anda bisa mengatur jarak dari ujung kertas hingga tabel yang dicetak. Untuk mengatur Margin, tekan tombol CTRL + P dimana shortcut keyboard ini menuju langsung ke halaman cetak.
Selain mengatur Margin, mengatur orientasi kertas juga sangat penting. Jika tabel anda memiliki banyak header, gunakan orientasi “Landscape”. Jika memiliki banyak baris data, gunakan “Portrait”. Dalam studi kasus ini, penulis ingin mencetak seluruh tabel dari baris satu hingga 100. Karena memiliki banyak data dan header yang penulis miliki hanya 6, penulis menggunakan orientasi “Portrait” seperti gambar diatas.
Selanjutnya, saatnya kita mengatur Margin. Anda bisa memilih Margin yang Excel sudah sediakan maupun mengatur sendiri. Sebagai contoh Margin dengan jenis “Wide”, tabel akan dicetak dengan Margin yang terlihat lebih lebar dan luas. “Narrow” akan meminimalisir margin baik panjang maupun lebar dan sangat cocok untuk data dan kolom header yang banyak. Untuk mengatur sendiri, klik “Custom Margins…”
Pengaturan Margin di atas, bawah, kiri, dan kanan semua bisa anda ubah disini sesuai kebutuhan. Agar tabel terlihat sempurna, mencentang “Horizontally” dan “Vertically” pada pengaturan “Center on page” sangat diperlukan agar tabel tercetak tepat di tengah secara vertikal maupun horizontal.
Terakhir adalah Scaling atau pengaturan ukuran tabel. Anda bisa mengatur agar tabel terlihat lebih kecil dan bahkan lebih besar tergantung kebutuhan. Pada animasi diatas, Excel hanya mampu mencetak hingga data nomor 49. Selebihnya, Excel akan mencetaknya di kertas baru. Jika anda ingin mencetak seluruh baris dalam satu kertas, anda bisa klik “No Scaling” dan pilih Scaling berjenis “Fit All Rows in One Page”.
Anda bisa mengatur lebih lanjut Scaling secara manual dengan mengklik “Custom Scaling Options…” dan akan muncul jendela seperti gambar diatas. Sebagai contoh penulis ingin mencetak dengan mengurangi ukuran tabel sebenarnya sebesar 50%.
5. Menambahkan Header/Footer
Masih di jendela yang sama seperti “Custom Scaling Options…”, anda bisa mengklik tab “Header/Footer” dan silahkan anda buat Header/Footer yang biasa anda buat ketika menggunakan Microsoft Word. Menambahkan nomor halaman serta tanggal dibuat bisa semua anda lakukan disini.
6. Tinjau tabel yang dicetak di Print Preview
Tidak ada komentar:
Posting Komentar