OPERASI DASAR MENU DAN TOOLBAR SOFTWARE BASIS DATA (MICROSOFT ACCES)

 MENU SOFTWARE BASIS DATA (MICROSOFT ACCES)

menu merupakan sebuah pilihan yang terdapat didalam Microsoft Access yang dapat digunakan untuk mempermudah dan membantu proses kerja anda. 

Menu pada Microsoft Access terdiri dari beberapa group menu dengan beberapa fitur didalamnya dan setiap fiturnya mempunyai fungsi yang berbeda-beda.Menu yang terdapat pada Microsoft Access berisi tentang informasi serta pengoperasian Program yang berupa kumpulan barisan perintah. 

Mengenal Menu Access Tentunya Sangat Penting Sebab dengan cara tersebut anda Dapat dengan mudah Membantu Dalam bekerja mengunakan Microsoft Access. Pada Postingan Kali ini sampul ilmu menjelaskan tentang Fungsi Menu di Microsoft Access. 

Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing menu.

Menu Home di Access

Menu Home di Access Terdiri Dari Group Menu Views, Clipboard, Sort & Filter, Records, Find Dan Text Formating. Dari fitur-fitur dalam menu home tersebut berfungsi untuk mengedit tabel, copy dan Paste, menampilkan data berdasarkan Abjad Dan Angka Dimulai Dari Awal Sampai Akhir Bahkan Sebaliknya, Mengubah Jenis font/Tulisan dan masih Banyak Lainnya.

Menu Create Di Access

Menu Create Di Access Terdiri Dari Group Menu Templates, Tables, Queries, Forms, Reports, Marcos & Code. Dari fitur-fitur dalam menu Create tersebut berfungsi untuk menentukan template form, membuat tabel baru, membuat query, membuat form baru, membuat laporan/report dan masih banyak lainnya.

Menu External Data Di Access

Menu External Data Di Access Terdiri Dari Group Menu Import & Link, Export Dan Collect Data. Dari fitur-fitur dalam menu External Data tersebut berfungsi untuk mengambil file dari Excel ke Access, membuat koneksi data base odbc, menyimpan file dengan format PDF, XML, Excel, mengirim Via Email dan masih banyak lainnya.

Menu Database Tools Di Access

Menu Database Tools Di Access Terdiri Dari Group Menu Tools, Macro, Relationships, Analyze, Move Data Dan Add-Ins. Dari fitur-fitur dalam menu Database Tools tersebut berfungsi untuk memperbaiki database, membuat relasi tabel, mengunakan SQL Server, serta membuat akses database, dan masih banyak fungsi lainnya.

Menu File Di Access

Menu File Di Access Terdiri Dari Save, Save Object As, Save Database As, Open, Close Database, Info, Recent, New, Print, Save & Publish, Help, Options Dan Exit, Dari fitur-fitur dalam menu file tersebut berfungsi untuk menyimpan, menyimpan dokumen baru, membuat dokumen PDF Dan Masih Banyak Lainnya

1.       Menu  File

Pada menu file, semua pilihan yang ada di dalamnya meliputi operasi file dan pilihan pengaturan pada Access. Pilihan di menu file terdiri dari:

Tampilan Menu File

1)   Info

Pada menu  info terdapat dua pilihan, yaitu Compact & Repair Database yang berfungsi untuk mengecilkan ukuran file dan memperbaiki kerusakan file, dan Encrypt with password yang berfungsi untuk melindungi file dengan password dan mengenkripsi data.

2)   New

Untuk membuat file database baru. Pada menu ini tersedia pilihan untuk membuat database kosong atau database dari template.

3)   Open

Digunakan untuk membuka file yang pernah dibuat sebelumnya yang tersimpan di komputer atau media penyimpanan lainnya.

4)   Save

Save berfungsi untuk menyimpan perubahan, tergantung dari objek yang sedang aktif atau sedang kita buka, baik Table, Form, Query, Macro, Report maupun Module.

5)      Save As

Save As berfungsi untuk menyimpan objek yang aktif atau objek yang dipilih ke format yang sama atau format yang berbeda dari objek aslinya, misalnya objek table bisa disimpan ke format Table, Query, Form, atau Report.

6)      Print

Digunakan untuk mencetak objek yang sedang kita buka yang sudah kita buat.

7)      Close

Digunakan untuk menutup file Microsoft Access dan berhenti bekerja dengan aplikasi Microsoft Access.

8)      Account

Account digunakan ntuk mengatur tema pada Office. Masuk ke akun Office, dan disitu terdapat informasi mengenai status aktif tidaknya Office yang anda gunakan serta tentang Microsoft Access.

9)      Options

Digunakan untuk menampilkan access Options.

  2.       Menu Home

Pada menu Home terdapat 6 grup/bagian, antara lain:

Tampilan Menu Home

1)   Views

Pada grup Views hanya ada satu ikon, yaitu view.Ikon view terdiri dari 4 pilihan, yaitu Datasheet View, Pivot Table View, Pivot Chart View, dan Design View.

2)   Clipboard

Pada grup Clipboard terdapat ikon yang digunakan untuk operasi Clipboard, yaitu Cut, Copy, Format Painter, dan Paste.

3)   Sort & Filter

Pada grup ini kita dapat menggunakan fasilitas untuk mengurutkan dan memfilter data yang ada di table atau query atau form yang sedang dibuka.

4)   Records

Pada grup ini tersedia beberapa pilihan untuk operasi Records pada table atau query, di antaranya Refresh All, New, Delete, Save, Spelling, dan pada pilihan More yang berisi Row Height, Hide Fields, Unhide Fields, Freeze Fields, Unfreeze Fields, dan Fields Width.

5)   Find

Pada grup ini tersedia beberapa pilihan yaitu Find, Replace, Go To, dan Select.

6)   Text Formatting.

Pada grup ini kita dapat mengubah Font, Font Size, Font Color, Alignment, Bold, Italic, Underline, Background Color, Gridlines, dan Cell Effect.

      3.      Menu Create

        Pada Menu Create terdapat 6 grup/Bagian antara lain:

Tampilan Menu Create

1)   Templates

Grup ini terdapat beberapa pilihan untuk membuat form dari template yang disediakan Microsoft Access.

2)   Tables

Pada grup ini terdapat 3 pilihan, antara lain:

·       Table, digunakan untuk membuat tabel baru dengan cara langsung mengisi data.

·      Table Design, digunakan untuk membuat tabel dengan menentukan bidang-bidangnya terlebih dahulu sebelum memasukkan data ke dalam tabel.

·        SharePoint Lists, digunakan untuk berbagi (share) data ke server SharePoint.

3)   Queries

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, antara lain:

·      Query Wizard, digunakan untuk membuat query menggunakan wizard atau langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.

·     Query Design, digunakan untuk membuat query secara manual tanpa menggunakan wizard.

4)   Form

Pada grup ini terdapat 6 pilihan, antara lain:

·      Form, digunakan untuk membuat form secara otomatis dan langsung ke mode Form View. Jika kita memilih tabel dan mengklik ikon ini, maka secara otomatis Microsoft Access akan membuatkan form sesuai isi field pada tabel.

·      Form Design, digunakan untuk membuat form secara manual dan langsung ke mode Design View.

·        Blank Form, digunakan ntuk membuat form kosong dalam mode Form View.

·       Form Wizard, digunakan untuk membuat form dengan langkah-langkah yang dipandu oleh Microsoft Access.

·        Navigation, digunakan untuk membuat navigation form.

·     More Form, digunakan untuk membuat Multiple item Form, Datasheet, Split From, Modal Dialog, PivotChart, atau PivotTable.

5)   Reports

Pada grup ini terdapat 5 pilihan, antara lain:

·       Report, digunakan untuk membuat laporan secara langsung dari objek tabel atau query yang dipilih.

·        Report Design, digunakan untuk mendesain laporan secara manual.

·       Blank Report, digunakan untuk membuat lapora kosong unutk dapat digunakan sesuai laporan yang kita inginkan.

·      Report Wizard, digunakan untuk membuat laporan dengan cara dipandu oleh Microsoft Access melalui langkah-langkah dari mulai memilih sumber data sampai dengan tampilan laporan akhir.

·        Labels, digunakan untuk membuat label dari data tabel atau data query.

6)   Macros & Code

Pada grup ini terdapat 4 pilihan, antara lain:

·        Macro, digunakan untuk membuat macro.

·        Module,digunakan untuk membuat module.

·        Class Module, digunakan untuk membuat class module.

·        Visual Basic, digunakan untuk membuat kode Visual Basic.

      4.      Menu External Data

        Pada tab External Data hanya terdapat 3 grup/bagaian, yaitu:

Tampilan Menu External Data

1)      Import dan Link

Pada grup in terdapat 8 pilihan, yaitu:

·   Saved Imports, digunakan untuk mengimpor data dari proses impor data yang sebelumnya pernah dilakukan.

·        Linked Table Manager, digunakan untuk me-refresh tabel link.

·     Excel, digunakan untuk mengimpor data atau menghubungkan data ke tabel data di Excel.

·    Access, digunakan untuk mengimpor data (baik objek table, form, query, macro, maupun module dari file Access  lain) dan untuk menghubungkan tabel data dari file Access.

·     ODBC Database, digunakan untuk mengimpor data dari database lain (misalnya SQL Server) atau untuk menghubungkan tabel ke database lain (misalnya SQL Server)

·     Text File, digunakan untuk mengimpor data dari file Text. Proses impor bisa ke tabel baru atau ditambah ke tabel yang sudah ada di Access. Bisa juga menghubungkan tabel ke file Text.

·       XML File, digunakan untuk mengimpor data dari file XML ke tabel baru di Access.

·    More, digunakan untuk menginpor data atau menghubungkan data ke beberapa data sumber, diantaranya adalah SharePoint List, Data Service, HTML Document, Outlook Folder, dan dBASE File.

2)      Export

Pada grup ini terdapat 9 pilihan, yaitu:

·       Saved Exports, digunakan untuk mengekspor data yang telah disimpan dengan langkah yang pernah dilakukan sebelumnya.

·       Excel, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Excel.

·      Text File, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Text.

·       XML File, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file XML.

·     PDF or XPS, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file PDF atau XPS.

·    E-mail, digunakan untuk mengirim data dari tabel atau query dalam bentuk lampiran (attachment) melalui e_mail dengan format pilihan Excel, Text, PDF atau XPS.

·      Access, digunakan untuk mengekspor data dari tabel atau query ke file Access lain.

·      Word Merge adalah fasilitas untuk membuat mail merge dengan Microsoft Word.

·   More adalah pilihan untuk mengekspor data ke file Word, SharePoint List, ODBC misalnya ke SQL Server, format HTML, dan dBASE File.

3)      Collect Data

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu:

·   Create E-mail adalah fasilitas yang digunakan untuk menyiapkan form yang akan dikirim lewat e-mail untuk diisi oleh pengguna lain.

·       Manage Replies adalah fasilitas yang digunakan untuk mengelola e-mail balasan.

      5.      Menu Database Tools

        pada tab ini terdapat 6 grup/pilihan, antara lain:

 Tampilan Menu Database Tools

1)      Tools

Pada grup ini terdapat 1 pilihan, yaitu Compact and Repair Database.

2)      Macro

Pada grup ini terdapat 2 pilihan, yaitu Visual Basic dan Run Macro.

3)      Relationships

Pada grup relationships terdapat 2 pilihan, yaitu:

·       Relationships, digunakan untuk menghubungkan beberapa tabel.

·      Object Dependencies, digunakan untuk menunjukkan objek-objek dalam database yang menggunakan objek terpilih.

4)      Analyze

Pada grup ini terdapat 3 pilihan untuk  operasi Analyze, yaitu Database Documenter, Analyze Performance, dan Analyze Table.

5)      Move Data

Pada grup Move Data hanya terdapat 2 pilihan, yaitu Access Database dan SharePoint.

6)      Add-Ins

Pada grup ini hanya terdapat 1 pilihan, yaitu Add-Ins.

               Dari pengenalan bagia-bagian di atas, terdapat bagian-bagian yang sering digunakan saat membuat database atau aplikasi menggunakan Microsoft Access. Bagian-bagian penting tersebut adalah:

• Table,merupakan bagia dari Microsoft Access yang berisi database keseluruhan dari tiap kategori. Table terdiri dari beberapa kolom yang disebut Field.
• Query,merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan untuk menampilkan field-field tertentu dari beberapa tabel. Field dari beberapa tabel tersebut kemudian dibuat menjadi tabel baru.
• Form,merupakan bagian dari Microsoft Access yang digunakan dalam pross penginputan data ke tabel/database.
• Report,merupakan bagian dari Microsoft Access yang dapat digunakan dalam proses pelaporan database dan dapat dicetak (print).

TOOLBAR SOFTWARE BASIS DATA (MICROSOFT ACCES)

Ribbon merupakan daerah di bawah Title Bar yang digunakan untuk menampilkan tab dan menu perintah yang terdapat dalam tab tersebut. Dalam tiap tab terdiri dari kelompok-kelompok menu perintah berdasarkan kesamaan fungsinya, disebut dengan istilah “group”.  

1. Tab Home dikelompokkan menjadi 7 group: (1) Views, (2) Clipboard, (3) Font (4) Rich Text, (5) Record, (6 ) Short & Filter, dan (7) Find.

• Group views

Group Views terdiri dari sejumlah icon perintah yang digunakan untuk memilih jenis tampilan data.

Datasheet View: digunakan untuk menampilkan data dalam bentuk standar. Dalam bentuk tampilan ini data ditampilkan sesuai nama field yang sudah didesain pada tahap awal pembuatan database. Dalam bentuk seperti ini tampilan mirip dengan tampilan lembar kerja di Excel.

PivotTable View: digunakan untuk menampilkan database dalam bentuk kompilasi, dimana pada tampilan ini hanya memungkinkan untuk menampilkan nama field data saja. Saat diperlukan, user hanya perlu meng-klik salah satu field yang diinginkan, maka deretan data akan ditampilkan.

Pivot Chart View: digunakan untuk menampilkan data ke dalam bentuk diagram, untuk data yang berkaitan dengan perhitungan angka yang dimanipulasi melalui Query.

Design View: digunakan untuk tampilan data yang memungkinkan user untuk merancang field serta mengatur tipe data pada setiap field. Pada tampilan jenis ini nama field disusun secara vertikal, sedang di sebelah kanannya berisi tabel yang digunakan untuk memilih tipe data tertentu pada setiap nama field di sebelah kirinya.

• Group Clipboard

Umumnya icon perintah di group Clipboard ini berfungsi untuk mengolah seputar papan klip. Secara awam, setiap data yang di-cut dan di-copy akan tersimpan di dalam Random Access Memory (RAM). Tak sekedar urusan copy-paste. Group ini juga menyediakan fasilitas bagi user yang memungkinkannya untuk memilih data tertentu yang ingin di-paste atau ditempel. Bahkan user diberi peluang untuk mem-paste bagian intisari data, sedang atribut format tidak akan disertakan ke dalam tempelannya.

• Group Font

Icon perintah di group Font secara umum digunakan untuk mengatur format huruf dalam suatu database aktif. Format yang dimaksud, seperti masalah jenis huruf, ukuran huruf, ketebalan huruf, perataan teks, dll. Sedangkan perintah-perintah yang terdapat di group Font ini adalah:

Font: digunakan untuk memilih jenis huruf. Pilih data dalam datasheet, klik menu ini, dan pilih salah satu jenis huruf yang tersedia. Namun yang perlu dicatat bahwa janis huruf yang dipilih hendaknya jenis huruf yang mudah untuk dibaca, mengingat ini bukanlah desain undangan pernikahan yang lebih mementingkan artistik dan estetik. Database umumnya identik dengan sesuatu yang formal yang menuntut untuk disinkronisasi dengan nuansa tersebut. Pilih jenis huruf yang bagus, mudah dibaca, namun tanpa mengurangi kesan formal.

Font Size: digunakan untuk memilih mengatur ukuran huruf. Dalam urusan database mungkin merasa perlu untuk mengklasifikasikan data tertentu. Salah satunya dapat dilakukan dengan mengubah ukuran huruf terhadap database.

Bold: digunakan untuk menebalkan teks terpilih dalam database. Ketebalan huruf juga bisa menjadi sebuah klasifikasi. Sekelompok data yang diset dengan huruf tebal dianggap sebagai kelompok data dengan kriteria yang sama.

Italic: digunakan untuk memiringkan huruf. Dalam aspek kebahasaan, tulisan yang diformat miring dapat memiliki arti penekanan atau sebagai kata asing yang belum banyak dikenal kalangan. Mungkin tak jauh berbeda dengan dunia database. Data yang diset miring bisa memiliki maksud tertentu, misal, sebagai tanda atau mark, atau mungkin memiliki arti penekanan terhadap kriteria tertentu.

Underline: digunakan untuk memberi tanda garis bawah pada data terpilih. Pilih data yang diinginkan, klik kiri icon ini, maka data terpilih akan tergaris-bawahi.

Align Text Left: digunakan untuk mengatur teks rata kiri.

Align Center: digunakan untuk mengatur teks rata tengah.

Align Text Right: digunakan untuk mengatur teks rata kanan

Font Color: digunakan untuk mengatur warna huruf

Gridlines: digunakan untuk mengatur garis grid di bagian tepi kotak data. Disini user diberi peluang untuk memilih salah satu jenis garis tepi kotak data, meskipun secara default, datasheet sudah memiliki gridlines semu untuk memisah antar kotak data, namun user bisa memberikan garis tepi yang kontas untuk semakin mempertegas klasifikasi data secara manual.

Alternatif Fill/Back Color: digunakan untuk mengatur serta memilih warna latar setiap cell data. Secara standar, suatu datasheet sudah memiliki back color dengan warna yang bersusun secara periodik, untuk kemudahan klasifikasi data. Namun bagi user yang punya kemauan lebih dari sekedar standar, disini jalan menuju kustomisasi memang terbuka lebar.

• Group Record

Perintah-perintah di group Records ini digunakan untuk pengaturan seputar isian data yang terdapat dalam datasheet. Icon perintah yang terdapat dalam group ini adalah:

Refresh All: digunakan untuk menata-ulang susunan data. Perintah ini sangat berguna dalam suatu database yang berasal dari data eksternal, misal data sinkronisasi, data dari database di internet, bila terjadi perubahan pada data asal (misal ada penambahan ataupengurangan record), maka di data hasil import tidak ikut berubah. Untuk mengetahui ada-tidaknya perubahan di data asal, maka klik icon Refresh ini, maka semua perubahan di data eksternal akan diterapkan di data import.

New: digunakan untuk memasukkan record baru. Tanpa icon ini, user bisa menambahkan record baru dengan cara mengaktifkan cell di paling kahir datasheet. namun dengan icon New tersebut, user tidak perlu menggeser scroll ke bawah atau bahkan menekan tombol panah ke bawah di saat terdiri dari ribuan record yang melelahkan. Cukup klik icon ini, maka secara otomatis cell di paling akhir datasheet akan siap untuk diisi dengan record baru.

Save: digunakan untuk menyimpan record dari datasheet yang sedang aktif.

Delete: digunakan untuk menghapus record dari data yang terpilih.

Total: digunakan untuk menjumlah record yang terdapat dalam datasheet aktif.

Spelling: digunakan untuk mengecek ejaan kata dari suatu data.

More: berisi menu-menu yang mendukung pengaturan datasheet, seperti mengubah ukuran datasheet, dll.

• Group Short and Filter

Perintah-perintah yang terdapat di Group Short & Filter ini digunakan untuk keperluan penyortiran serta penyaringan data. Perintah-perintah yang terdapat di group ini adalah:

Ascending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari A-Z. Pilih data yang diinginkan, kemudian klik perintah ini, maka data akan tersusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai Z.

Descending: digunakan untuk mengurut data berdasarkan urutan abjad dari Z sampai A. Disini merupakan fungsi kebalikan dari Short Ascending.

Clear All Short: digunakan untuk membersihkan semua kriteria penyortiran, disini susunan data akan kembali seperti sedia kala, sebelum dilakukan penyortiran.

Filter: digunakan untuk menyaring data sesuai dengan kriteria tertentu.

Selection: digunakan untuk memilih tampilan data yang sesuai dengan data terpilih saja. Aktifkan suatu data, klik icon Selection ini, data yang ditampilkan hanya yang berdasarkan data terpilih saja.

Advanced: digunakan untuk memilih pengaturan lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data.

Toggle Filter: digunakan untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan data.

2. Tab Create secara umum digunakan untuk pembuatan objek baru dan atribut yang dibutuhkan dalam suatu database. Dengan tab Create, user bisa membuat tabel baru serta atribut pendukungnya, yang nantinya akan digunakan untuk memasukkan record baru. Dua hal yang paling inti dalam sebuah database adalah form (formulir) dan report (laporan). Kedua hal itu bisa dibuat dengan memanfaatkan fungsi icon yang terdapat di tab Create ini.

Satu hal sebagai tambahan, user bisa membuat serta meng-custom perintah yang nantinya bisa dieksekusi oleh komputer. Ini dilakukan dengan memanfaatkan icon yang terdapat di group Other.

Tab Create terdiri dari empat group perintah. Yaitu: (1) Tables, (2) Forms, (3) Report, dan (4) Other. Semuanya akan dijelaskan pada bahasan berikut ini.

• Group Tables

Group Tables terdiri dari 5 icon perintah: Table, Table Templates, SharePoint Lists, dan Table Design.

Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user pada tabel kosong baru. Hal pertama mengisi tabel tersebut dengan record, user perlu memberi nama field (judul tabel di sebelah atas). Untuk memberi nama pada tiap field, klik dua kali field yang diinginkan. Adapun field yang tidak diinginkan, cukup kosongi saja, maka secara otomatis field kosong tersebut akan terhapus oleh sistem.

Table Templates digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan contoh-contoh yang sudah tersedia di MS Access 2007. Dengan menggunakan icon perintah ini user mendapatkan kemudahan dalam pembuatan database. User tinggal memilih salah satu contoh yang telah tersedia. Kemudian user hanya perlu melakukan kustomisasi seperlunya.

Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang sedang dibuat.

Table Design digunakan untuk digunakan untuk merancang tabel yang dibutuhkan dalam suatu database. Icon ini merupakan pengaturan tingkat lanjut dari icon Table. Dengan icon Table Design, user bisa mengatur atribut table dari database aktif sehingga setiap field bisa diset dengan tipe data tertentu.

• Group Form

Group Form terdiri dari 7 icon perintah: Form, Split Form, Multiple Items, PivotChat, Blank Form, More Form, dan Form Design.

Icon Form digunakan untuk membuat formulir database baru.

Split Form digunakan untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.

Multiple Items digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah dimasukkan.

PivotChat digunakan untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.

Blank Form digunakan untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu formulir yang diinginkan.

More Form digunakan untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih daftar form lainnya.

Form Design digunakan untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user.

• Group Reports

Group Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report), terdiri dari 5 icon perintah: Report, Labels, Blank Repot, Report Wizard, Report Design.

Report digunakan untuk membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007

Labels digunakan untuk membuat label dari database yang sedang aktif.

Blank Report digunakan untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format laporan yang diinginkan.

Report Wizard digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007.

Report Design digunakan untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.

• Group Other

Group Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan Macro.

Query Wizard digunakan untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007 sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query

New Object Query digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.

Macro digunakan untuk membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah tertentu pada sebuah database.

3. Tab External Data

Get External Data merupakan  sebuah fungsi built-in yang sudah disediakan oleh Microsoft Access untuk mengimport data masukan. Data masukan yang harus disiapkan harus dalam bentuk tabel.

Umum hal yang dapat Anda lakukan :

• Impor atau Link ke data eksternal.
• Data ekspor.
• Mengumpulkan dan memperbarui data melalui e-mail.
• Bekerja dengan daftar SharePoint offline.
• Buat ekspor impor disimpan dan disimpan.
• Pindahkan beberapa atau semua bagian dari database ke sebuah situs SharePoint baru atau yang sudah ada.

• Group Import

terdiri dari 7 icon :

Saved Import digunakan untuk melihat dan menjalankan operasi impor yang sebelumnya disimpan

Access digunakan untuk mengimpor data dari atau link ke data dalam database lain akses

Excel digunakan untuk mengimpor data dari atau link ke data dalam file kantor microsoft Excel

Sharepoint list digunakan untuk mengimpor data dari atau link ke data dalam daftar Sharepoint

Text file digunakan untuk mengimpor data dari atau link ke data dalam delimited atau fixed-width text file

XML file digunakan untuk mengimpor file XML

More digunakan untuk melihat lebih banyak format Anda dapat mengimpor dari atau link ke :

–  ODBC database : impor atau link ke database ODBC, seperti SQL Server

–  HTML Document : impor atau link ke sebuah dokumen HTML

–  Outlook folder : ke folder pandangan

–  database file : impor atau link ke file database

–  paradox file : impor atau link ke file paradoks

–  Lotus 1-2-3 file : mengimpor file lotus 1-2-3

• Group Export

terdiri dari 6 icon :

Saved export digunakan untuk melihat dan menjalankan operasi ekspor Anda sebelumnya disimpan

Excel digunakan untuk  ekspor objek yang dipilih lembar kerja excel dalam file kantor microsoft

Share point list digunakan untuk ekspor dipilih objek daftar Sharepoint

Word digunakan untuk ekspor objek yang dipilih ke file format rich text

Text file digunakan untuk ekspor objek yang dipilih ke file teks

More digunakan untuk melihat format lebih lanjut Anda dapat ekspor ke :

–  XML file: ekspor objek yang dipilih ke fileXML

–  Access Database: ekspor objek yang dipilih ke database akses.

–  ODBC Database: ekspor objek yang dipilih ke ODBC database, seperti SQL server.

–  HTML Document: ekspor objek yang dipilih ke dokumen HTML.

–  Database File: ekspor objek yang dipilih ke file database.

– Paradox File:ekspor objek yang dipilih ke file paradoks

– Solotus 1-2-3 file: ekspor objek yang dipilih ke file 1-2-3 teratai

– Marge it with Microsoft office word menggunakan kata-mail merge Wizard untuk menggabungkan tanggal

• Group Collect Data

terdiri atas 2 icon :

Creat e-mail digunakan untuk membuat pesan email yang berisi formulir untuk mengumpulkan informasi dari pengguna untuk mengisi database Anda.

Manage replies balasan untuk melihat data yang dikumpulkan dalam pesan email dan menggunakan mereka untuk memperbarui tanggal.

CARA MEMBUKA FILE MICROSOFT ACCES DENGAN BEBERAPA TEKNIK

BUKA ACCESS DATABASE DARI WINDOWS EXPLORER

• Di Windows Explorer, navigasi ke drive atau folder yang berisi file database Access yang ingin Anda buka dan klik ganda database tersebut.

  Mulai Access dan database dibuka.

MEMBUKA DATABASE DARI DALAM ACCESS

Jika Access sudah berjalan, gunakan prosedur berikut ini untuk membuka database. Perhatikan, langkah-langkah sedikit berbeda tergantung pada versi Access.

1. Di halaman memulai memulai Access, klik Buka file lain.

2. Di area buka tampilan Backstage, klik Telusuri.

3. Klik pintasan dalam kotak dialog buka , atau dalam kotak lihat di , klik drive atau folder yang berisi database yang Anda inginkan.

4. Dalam daftar folder, telusuri ke folder yang berisi database.

5. Saat Anda menemukan database, lakukan salah satu hal berikut ini:

   • Klik ganda database tersebut untuk membukanya dalam mode default yang ditentukan dalam kotak dialog Opsi Access atau mode yang ditetapkan oleh kebijakan administratif.

   • Klik Buka untuk membuka database dengan akses bersama di lingkungan beberapa pengguna sehingga Anda dan pengguna lainnya dapat membaca dan menulis pada database.

   • Klik panah di samping tombol Buka, lalu klik Buka Baca-Saja untuk membuka database dengan akses baca-saja sehingga Anda dapat menampilkan database tetapi tidak mengeditnya. Pengguna lain masih dapat membaca dan menulis pada database.

   • Klik panah di samping tombol Buka lalu klik Buka Eksklusif untuk membuka database dengan akses eksklusif. Ketika membuka database dengan akses eksklusif, siapa saja yang mencoba membuka database akan menerima pesan "file sedang digunakan".

   • Klik panah di samping tombol Buka lalu klik Buka Eksklusif Baca-Saja untuk membuka database dengan akses baca-saja. Pengguna lain masih dapat membuka database, tetapi terbatas pada mode baca-saja.

Jika Anda tidak dapat menemukan database yang ingin Anda buka

1. Dalam kotak dialog buka , klik pintasan PC ini atau Komputer saya di sebelah kiri sisi (atau dalam kotak lihat di , klik Komputer saya).

2. Di daftar drive, klik kanan drive yang mungkin berisi database, dan klik Cari.

3. Masukkan kriteria pencarian Anda dan tekan ENTER untuk mencari database.

4. Jika database ditemukan, klik ganda dalam kotak dialog pencarian untuk membukanya.

5. Karena pencarian dimulai dari kotak dialog buka , Anda harus mengklik Batalkan di kotak dialog tersebut sebelum database akan terbuka.

Catatan: Anda bisa langsung membuka database file dalam format file eksternal, seperti dBASE, Paradox, Microsoft Exchange atau Microsoft Excel. Anda juga dapat membuka sumber data ODBC apa saja secara langsung, seperti Microsoft SQL Server. Access secara otomatis membuat database Access yang baru dalam folder yang sama sebagai data file dan menambahkan link ke setiap tabel dalam database eksternal.

Tips

• Untuk membuka salah satu database beberapa terakhir Anda telah terbuka, klik nama file dalam daftar terbaru di halaman memulai memulai. Access akan membuka database dengan opsi pengaturan yang sama itu terakhir kali Anda membukanya. Jika daftar file yang baru saja digunakan tidak ditampilkan:

  1. Klik File > Opsi.

  2. Dalam kotak dialog Opsi Access , klik Pengaturan klien atau tingkat lanjut.

  3. Di bawah tampilan, ketik angka dalam kotak Perlihatkan jumlah database terbaru .

Atas Halaman

MEMBUKA BEBERAPA DATABASE SECARA BERSAMAAN

Di sebuah contoh dari Access, Anda bisa memiliki hanya satu database yang terbuka sekaligus. Dengan kata lain, Anda tidak bisa memulai Access, buka satu database, dan lalu buka database lain tanpa menutup database pertama. Namun, Anda bisa menjalankan beberapa contoh Access pada saat yang sama, masing-masing dengan buka database di dalamnya. Setiap kali Anda memulai Access, Anda membuka contoh baru. Misalnya, memiliki dua akses database membuka pada saat yang sama, memulai Access dan buka database Access pertama, lalu mulai contoh baru Access dan buka database kedua.

Catatan:  Jumlah instans dari Access yang bisa Anda jalankan sekaligus dibatasi oleh memori berapa banyak tersedia. Memori yang tersedia bergantung pada bagaimana komputer Anda memiliki RAM banyak dan berapa banyak memori sedang digunakan oleh program lain yang berjalan dalam waktu.

Setiap contoh akses yang berjalan di jendela terpisah. Jika Anda memiliki lebih dari satu contoh Access berjalan dan Anda ingin menampilkannya secara bersamaan, Anda bisa petak windows.

MEMBUAT PINTASAN DESKTOP UNTUK MEMBUKA OBJEK DATABASE

Anda bisa membuat pintasan desktop untuk membuka objek database Access (misalnya, ke formulir atau laporan). Database mungkin disimpan secara lokal di komputer Anda, dari jarak jauh pada server file jaringan, atau dalam direktori bersama.

1. Buka database yang berisi objek yang ingin Anda buat pintasan.

2. Mengubah ukuran jendela Access dan meminimalkan jendela terbuka lainnya sehingga Anda bisa melihat desktop di belakang jendela Access.

3. Di panel navigasi, temukan objek yang Anda inginkan untuk membuat pintasan.

4. Seret objek dari panel navigasi ke desktop. Saat Anda melepaskan tombol mouse, pintasan dibuat di desktop.

5. Jika Anda ingin pintasan dalam lokasi selain desktop, menggunakan Windows Explorer untuk memindahkan pintasan ke lokasi yang Anda inginkan.

Ketika Anda mengklik ganda pintasan, Access akan membuka database di mana objek yang disimpan dan menampilkan objek. Jika Access sudah berjalan dan objek yang terkait dengan pintasan dalam database selain database saat ini terbuka, contoh baru Access dimulai. Untuk membuka objek dalam tampilan tertentu di Access, klik kanan pintasan dan lalu klik tampilan yang Anda inginkan.        

Access memang memiliki beberapa object diantarannya Tables, Forms, Queries dan Reports. Keseluruhan object tersebut saling keterhubungan untuk menjalankan suatu database.

Untuk memperjelas object-object tersebut alangkah baiknya Anda simak postingan ini .

– Table
– Relation
– Query
– Form
– Report

Apa sih database itu ?.. Database merupakan sebuah bentuk data atau pengolah data yang secara sistematis urutannya, memiliki sifat mudah di update atau dihapus sesuai dengan kebutuhannya. Untuk manfaat dari databes ini banyak sekali manfaatnya. Contoh, membuat absesnsi online, form online, daftar harga pada scanner market, perpustakaan, dan lain-lainnya.

CARA MEMBUAT DATABASE

• Buka Ms Access sobat Start -> All Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Access. Maka akan muncul menu Blank Database sobat ganti nama databasenya pada form File Name, klik tombol browse jika mau menyimpannya /merubah tempat penyimpanan di drive lain “biasanya untuk penyimpanan default di C:\Users\nama id computer\Documents\” dan klik tombol Create

• Tunggu beberapa saat hingga muncul tabel baru kosong.

CARA MEMBUAT TABEL

Tabel adalah tempat untuk menyimpan data. Data yang ada di dalam tabel dapat kita manipulasi, kita lakukan operasi-operasi dasar database, kita urutkan datanya (men-sort), memperbaiki data yang telah terkumpul dan lain-lain. Jadi, fungsi dari tabel sebenarnya adalah sebagai tempat untuk menampung/menyimpan data yang kemudian dapat kita olah/proses.

• Bisa langsung menambahkan tabel baru dimenu Create -> Table atau bisa juga langsung memperbaiki struktur tabel pertama yang masih kosong. Kemudian pada bagian Table Tools -> View -> Design View. maka akan muncul pesan Save As tabel name dimana Anda harus memberikan nama pada tabel terlebih dulu.    
• Selanjutnya adalah membuat struktur tabel yang terdiri dari beberapa bagian
• Field Name : untuk memasukkan nama field yang akan dibuat
• Data Type : untuk menentukan tipe data
• Description : untuk memasukkan keterangan jika di anggap perlu “tidak harus diisi”.
• Field Size : untuk mengatur ukuran field dari masing-masing field
• Selain itu Anda juga harus memberikan primary key di masing-masing tabel, primary key di ambil dari salah satu field dalam tabel yang mempunyai sifat unik misal ; NIM, kode_karyawan, dll. untuk membuat primary key pada tabel pilih field yang ingin dijadikan primary key pada menu bar Design, klik tombol menu Primary Key                                                                     
• Jika sudah menyusun struktur tabel klik shorcut Save, selanjutnya adalah mengisi tabel dengan cara memilih menu View -> Datasheet View dan isikan data sesuai field yang sudah Anda buat.
• Terakhir klik save

CARA MEMBUAT RELATIONSHIP

• Buatlah tabel dengan nama Jurusan, Mahasiswa, Matakuliah Dan Nilai Khusus untuk tabel Nilai Tidak menggunakan Primary Key
• Setelah Tabel diatas telah dibuat selanjutnya clik Database Tools kemudian pilih Relationship                              
• Pada halaman Show Tabel blok semua tabel atau beberapa tabel yang akan direlasi/dihubungkan kemuidan clikAdd setelah itu clik close ( Apabila Halaman Show Tabel Tidak Muncul anda dapat menclik show tabel pada menu )
• Langkah selanjutnya hubungkan antara tabel caranya clik Tahan field NIM Pada Tabel Mahasiswa kemudian drag ke tabel Nilai tepat pada field NIM
• Pada Halaman Edit Relationships centang Enforce Referential Integrity kemudian clik create      
• Maka hasilnya akan seperti pada gambar dibawah ini :
• Langkah Selanjutnya Drag field KODE_JUR pada Tabel Jurusan ke tabel Mahasiswa Tepat di field KODE_JUR, Drag Field KD_MATKUL pada Tabel Matakuliah tepat di Filed KD_MATKUL Pada Tabel Nilai (Caranya Seperti Langkah No 5 diatas) maka hasilnya seperti pada gambar dibawah ini. jika telah selesai close kemudian simpan

CARA MEMBUAT QUERY

Query berfungsi untuk menyaring dan menampilkan data dari berbagai kriteria dan urutan yang kita kehendaki. Sebagai contoh, kita ingin menampilkan karyawan yang beralamat di kota Yogyakarta, menampilkan karyawan yang berjenis kelamin perempuan, atau menampilkan karyawan yang tingkat pendidikannya S1, menampilkan data siswa dengan NIS sesuai keinginan, menampilkan siswa yang nilai TIK-nya tidak tuntas dll. Semua ini dapat dilakukan dengan menggunakan fasilitas Query. Selain itu query juga dapat digunakan untuk menampilkan data dari dua tabel atau lebih dengan syarat antar tabel itu ada field yang berhubungan. Contohnya, kita ingin melihat NIS 20324 nama siswanya siapa? Nama orang tuanya siapa ? dll. Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report dan Form.
Ada dua cara untuk membuat Query, yaitu dengan:
1. Create query by using wizard
2. Create query in design view
Jika ingin membuat dengan cara yang kedua maka kita ikuti langkah-langkah yang telah disediakan oleh Access. Tetapi jika kita ingin membuat query dengan format kita, maka kita gunakan cara 1. Beberapa fungsi yang ada, diantaranya sama seperti dalam Microsoft Excel, misalnya Sum, Avg, Min, Max, Count, Stdev dll. Fungsi logika seperti AND, OR, NOT, <, >, <=, >= dapat juga kita gunakan dalam baris criteria.
Sebelum berlatih langkah-langkah membuat query, ada baiknya kita kenali dulu istilah-istilah berikut ini:
Field : nama field yang ingin ditampilkan
Table : nama tabel dari field tersebut
Sort : mengurutkan data hasil query
Show : mengatur field ditampilkan atau tidak
Criteria : syarat dari data yang ingin ditampilkan.

• Pada Menu Create clik Query Design 
  
• Pada halaman Show Table clik Tab Tabel Kemudian Pilih Tabel Yang Akan Dihubungkan Dalam Membuat Query diharapkan memilih tabel lebih dari satu agar dalam proses menghubungkan antar tabel akan lebih mudah disini sampul ilmu memilih tabel Jurusan Dan Mahasiswa sebagai contoh caranya Clik Nama Tabel Kemudian Clik Add                   
• Cara menggunakan query di microsoft access. Langkah Selanjutnya Adalah Menghubungkan Tabel, Pada contoh dibawah ini sampul ilmu menghubungkan tabel Mahasiswa dan tabel Jurusan langkah-langkah yang dilakukan adalah:

1. Pada tabel clik Nama Tabel Yang Akan Ditampilkan Fieldnya Terlebih Dahulu disini sampul ilmu menampilkan nama Tabel Mahasiswa kemudian Pada Field Pilih Field Mahasiswa*(Tanda * menandakan bahwa semua field pada tabel mahasiswa akan ditampilkan)
2. Untuk Kolom Berikutnya Pada tabel clik Nama Tabel Yang Akan Ditampilkan Fieldnya disini sampul ilmu menampilkan nama Tabel Jurusan kemudian Pada Field Pilih Field Jurusan*(Tanda * menandakan bahwa semua field pada tabel Jurusan akan ditampilkan)                    

• Untuk Cara Menampilkan  Beberapa Field dalam satu Query disini sampul ilmu menampilkan beberapa field dalam tabel Mahasiswa yaitu field NIM,NAMA_MHS, KODE_JUR Dan tabel Jurusan yaitu field NM_JURUSAN                           
• Untuk Melihat hasilnya clik Double pada Query yang telah Anda buat

CARA MEMBUAT FORM

Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol dan lain-lain. Form dalam Access dapat dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika kita bekerja dalam transaksi master detail.

• Buka database dan tabel yang sudah pernah Anda buat sebelumnya menggunakana ms. access
  
• Kemudian pilih menu Create >> Form Wizard
• Pada bagian Tables/Queries  pilih salah satu, jika ingin mengambil data dari tabel berarti pilih tabel, namun jika ingin mengambil data dari query berarti pilih query.                                                            
• Kemudian masukkan semua field yang ada di query ataupun tabel yang Anda pilih tadi dengan dengan menekan tombol >> lalu pilih tombol Next untuk melanjutkan
• Selanjutnya Anda akan dihadapkan dengan pilihan form desagn yang ingin digunakan, misal disini saya pilih yang mode columnar “standart” dan klik Next untuk melanjutkan ke proses selanjutnya.
• Setelah itu akan tampil untuk pengisian judul form yang akan digunakan pada pilhan What title… lalu klik tombol Finish untuk mengakhiri.
• Disini Anda sudah bisa membuat form di access, selanjutnya biasanya dalam form program aplikasi database diperlukan tombol perintah yang biasa digunakan untuk menambah, mengedit, menghapus ataupun mencetak halaman field yang sudah ada.

Menambahkan Perintah (Tambah, Simpan, Hapus dan Print) dengan Button di Ms Access

• Pilih form yang akan ditambahkan perintahnya, kemudian pilih menu View >> Design View                                                 
• Pada bagian Form Design Tool, pilih tab menu Design >> Button, maka akan muncul tampilan seperti ini:                   
• Selanjutnya pilih pada bagian Record Operations >> Add New Record untuk menambahkan perintah “Tambah/Add” field. lalu klik tombol Next.
• Maka akan dihadapkan untuk tambilan button yang ingin Anda tampilkan, disini ada 2 mode biasanya yang pertama Text biasa dan yang kedua mode gambar, misal disini saya pilih yang mode text saja dengan mengisikan perintah “TAMBAH”. 
• Kemudian klik tombol Finish, buatlah perintah standart dari button hingga hasilnya seperti ini.                                    
• Ulangi cara no 2 diatas, untuk membuat perintah Simpan “Save Record”, Hapus “Delete Record”, dan Close seperti langkah diatas, namun untuk perintah “print preview” pilih categories Report Operations >> Preview Report.
  Dan untuk menjalankan apakah fungsi tombol (tambah, hapus, simpan, print preview dan close) sudah berjalan dengan normal atau tidak Anda bisa mengetesnya melalui View >> Form View.

CARA MEMBUAT REPORT

Report merupakan fasilitas dalam Microsoft Access yang berfungsi untuk mencetak data dalam bentuk laporan. Dengan report, kita menjadi lebih leluasa dalam membuat laporan. Data yang digunakan untuk membuat laporan, dapat berasal dari tabel maupun query.
Cara yang mudah untuk membuat report adalah dengan Create report by using wizard.

• Klik pada nama file tabel yang akan dibuat lembaran laporan database.
  
• Klick kanan Create pada menu lalu pilih Report Wizard. 
• Pada tampilan Form Report Wizard klick seperti petunjuk panah merah. 
• Klik next.                                                                                            
• Klik 2 kali pada konten Tahun sebagai group level agar Tahun Masuk dapat bagian atas Form Report Wizard sebagai alat yang akan menyortir data report berdasarkan tahun.                                                                      
• Klik next.                                                                                            
• Klik next.                                                                                             
• Klik next.                                                                                             
• Klik next.                                                                                              
• Inilah hasil dari tahapan-tahapan yang dijelaskan di atas. 

Catatan: 

• Jika Anda memindahkan database setelah Anda membuat pintasan, Hapus pintasan dan membuat yang baru.

• Untuk menghapus pintasan, klik, lalu tekan tombol DELETE. Menghapus pintasan tidak menghapus objek yang pintasan terbuka