Pengertian E-Mail
Email merupakan singkatan dari Electronic Mail, atau dalam bahasa Indonesia nya Surat Elektronik, yaitu surat yang pengirimannya menggunakan sarana elektronik yaitu dengan jaringan internet, dengan surat elektronik atau email seseorang dapat mengirim naskah teks, gambar, atau bahkan mengirimkan aplikasi atau file kepada seseorang yang tentunya juga memiliki email (surat elektronik) dalam waktu yang sangat singkat. Karena email ini menggunakan jaringan internet, maka alamatnya pun juga menyesuaikan dengan penyedia layanan email di internet. Contoh penyedia layanan email adalah http://www.mail.yahoo.com, http://www.mail.google.com, dll.
Sejarah E-mail
Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan computer yang terbentuk sebagai jaringan. Konsep e-mail sendiri pertama kali dikemukakan oleh Ray Tomlinson, seorang computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt, Beranek and newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika. Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSg yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah computer, sehingga orang lain yang memakai computer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu, ia melanjutkan eksperimenya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke computer lain yang berada di dalam jaringan ARPnet. Itulah awal terciptanya sebuah e-mail. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah “QWERTYYUIOP” Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ‘@’ sebagai identitas e-mail untuk memisahkan user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti “at”atau”pada”.
Cara Kerja Email
Sebenarnya cara kerja email ini cukup sederhana. Sama seperti ketika kita menulis surat kepada orang lain. Bedanya, dengan email kita bisa mengirim pesan lebih cepat dan dapat disertai dengan file tertentu yang ingin kita kirim juga. Berikut ini adalah proses cara kerja email secara singkat:
Ilustrasi cara kerja email
- Pemilik email membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang akan dikirim.
- Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.
- Email server akan mengidentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkan pesan tersebut ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan. Terkadang sebuah email dikirim melalui beberapa email server, tergantung rute yang dilaluinya.
- Ketika pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersebut tersimpan di email server hingga si penerima membukanya.
- Saat penerima membuka pesan di kotak pos/ inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.
- Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.
Manfaat Email
Mengacu pada pengertian email di atas, maka fungsi dan manfaat email secara umum adalah untuk mengirimkan pesan atau surat kepada orang lain. Lebih lanjut, berikut ini adalah beberapa fungsi email selengkapnya:
1. Mengirim dan Menerima Pesan
Ilustrasi Mengirim dan Menerima Pesan
Kegunaan email yang paling umum adalah untuk mengirim dan menerima email dari orang lain di manapun mereka berada.
Pesan tersebut dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat, bahkan dalam hitungan detik saja. Namun, tentu saja kecepatan tersebut dipengaruhi oleh kecepatan internet, baik si pengirim atau si penerima email.
2. Mengirim dan Menerima File
Ilustrasi attachment
Email juga dapat mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu, baik itu foto, video, teks, dan lain-lain. Biasanya file tersebut ditambahkan di dalam lampiran (attachment) pada email.
3. Sebagai Identitas Diri
Email juga berfungsi sebagai identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.
Dalam berbagai aspek, penggunaan email bagi seseorang sudah menjadi kewajiban. Email seringkali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital, misalnya untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain-lain.
4. Email Untuk Mendaftar di Berbagai Situs
Sebagian besar layanan website saat ini membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivitas di website tersebut. Mulai dari situs media sosia, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai layanan lainnya, mengharuskan pengguna mendaftarkan email.
Berbagai layanan website tersebut membutuhkan verifikasi dari penggunanya, dan ini hanya bisa dilakukan bila penggunanya memiliki alamat email yang valid.
5. Email untuk Media Pemasaran
Ilustrasi email untuk pemasaran
Pemasaran online saat ini banyak dilakukan dengan memanfaatkan email. Dan sebagian besar pebisnis online melakukan pemasaran melalui email untuk meningkatkan penjualan.
Pemasaran melalui email merupakan salah satu pemasaran online yang paling tua. Dan hingga saat ini email marketing masih termasuk jenis pemasaran online yang sangat efektif.
Keuntungan e-mail
Tak dapat dipungkiri, e-mail merupakan satu alat yang paling penting dalam bisnis internet. Dimana kita bisa melakukan kontak dan menjalin hubungan dengan pembeli secara teratur dan regular. E-mail tentunya memiliki banyak manfaat bagi kehidupan sehari-hari, diantaranya adalah :
- E-mail dapat menghubungkan kita dengan siapa saja yang terhubung di internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa local
- Dengan e-mail, data dikirim secara elektronik sehingga sampai tujuan dengan sangat cepat
- Dapat mengirim kepada lebih dari satu orang dengan saat bersamaan
- Dapat mempermudah komunikasi dengan orang yang ada di seluruh dunia
- Digunakan untuk berlangganan informasi tertentu secara periodic
Fungsi E-mail
Media komunikasi
E-mail atau surat elektronik adalah media komunikasi yang biasa dilakukan secara persoal atau umum (komunitas).
Media pengiriman
Dengan e-mail anda bisa melakukan pengiriman data ke seluruh dunia dan tentunya pengirim dan yang dikirimi data sama-sama menggunakan alamat e-mail, bukan alamat rumah. Tidak hanya itu, dengan menggunakan e-mail anda bisa mengirimkan data ke banyak orang hanya dalam hitung menit bahkan detik.
Efektif, efisien, dan murah
Melakukan pengiriman data melalui e-mail sangat efektif, efisien, dan murah. Maksudnya, anda tidak perlu keluar rumah dan pergi ke kantor pos hanya untuk mengirim foto atau lamaran pekerjaan. Cukup melalui koneksi internet dan alamat e-mail anda, pengiriman akan cepat sampai ke alamat tujuan dan tidak perlu biaya mahal.
Media promosi
Jika anda bisa memiliki usaha di internet atau bisnis online, anda bisa mengirimkan promosi produk ke para pelanggan anda dengan memanfaatkan daftar e-mail pelanggan yang ada.
Media informasi
Melalui e-mail, anda bisa mendapatkan informasi-informasi terbaru dari seluruh dunia yang anda inginkan dengan cara menjadi pelanggan informasi dari media yang anda tentukan.
Membuat blog atau website
Dengan e-mail anda bisa membuat blog dan website.
Sosial media
Dengan e-mail, anda bisa menjalin hubungan dengan teman atau orang lain. Baik menggunakan e-mail itu sendiri atau melalui jejaring sosial seperti facebook, twitter, atau google.
Jenis-jenis E-mail
Tentunya kita sudah tidak asing lagi dengan apa yang namanya e-mail. E-mail sudah kita gunakan dalam berbagai aktivitas misalnya untuk tugas sekolah, urusan perkantoran dan lain lain. Dilihat dari layanan yang diberikan, terdapat tiga jenis e-mail yang digunakan saat ini, antara lain POP MAIL, E-Mail Berbasis Web Dan E-Mail Forwarding. Masing-masing jenis e-mail tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan.
merupakan tipe email yang memungkinkan pembacanya tidak harus online/terhubung ke internet. Pengiriman Pop mail menggunakan protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol). Untuk memeriksa emaildi server Pop mail, kamu harus connect ke server Pop mail kemudian men-download semua email yang ada. Setelah itu kamu bisa memutuskan koneksi internet dan membaca email tersebut di komputermu.
- Kelebihan menggunakan layanan email berbasis Pop3:
- Email yang telah masuk kedalam komputer lokal dapat dibaca secara offline.
- Menggunakan email berasis Pop3 dapat mengurangi lama akses internet. Akibatnya, biaya akses internet dapat dikurangi
- Pengarsipan email jauh lebih mudah dan aman. Hal ini disebabkan pengelolaan email dilakukan pada komputer anda sendiri, bukan pada komputer server
- Kapasitas penyimpanan email tergantung pada kapasitas hardisk anda.
- Memerlukan perangkat lunak tersendiri. Contohya : Outlook Express, Eudora Mail, Muut
- Email anda hanya dapat diakses menggunakan komputer yang telah terinstal email client. Artinya, anda tidak dapat memeriksa email dari sembarang komputer
Email ini merupakan email yang banyak ditawarkan oleh berbagai situs seperti : Yahoo, Google, Hotmail.
Kelebihan email berbasis web yaitu :
- Diberikan secara gratis (hanya butuh koneksi internet).
- Kita dapat membuka email dari mana saja kita berada.
- Tidak memerlukan email client.
- Kapasitas penyimpana email anda tergantung pada kapasitas server
- Membutuhkan biaya koneksi internet.
- Saat mengakses email sambungan internet tidak boleh terputus, karena email hanya bisa diakses secara online.
- Email menjadi sulit untuk diarsip. Hal itu karena email berada pada komputer server
- Jika server mengalami masalah, email anda dapat rusak atau bahkan hilang begitu saja.
3. Email Forwarding
Email forwarding adalah layanan email yang meneruskan email yang diterimanya ke alamat email kita yang lain. Email ini bermanfaat untuk orang yang suka sering berganti alamat email.
- Kelebihan email forwading :
- Kita dapat menyembunyikan alamat email yang sesungguhnya
- Bila kita mengganti alamat email, kita cukup memberitahu email forwadingnya
- Dalam mengecek email harus selalu terhubung dengan internet, karena sifatnya hanya sebagai perantara dan harus meneruskan email yang diterima kealamat yang lain.
- Email ini membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke alamat email yang sesungguhnya.
a). Melalui penyedia email gratis
Cara ini merupakan cara paling mudah untuk mendapatkan email. Anda tinggal masuk pada situs yang diinginkan kemudian mengisi formulir pendaftaran dan anda akan mendapatkan email secara gratis dari situs tersebut.
b). Melalui ISP (Internet Service Provider)
Cara ini umumnya disediakan oleh ISP anda, khususnya pada saat anda mendafarkan ke ISP tersebut
c). Melalui perusahaan
Email ini diberikan oleh perusahaan tempat anda bekerja, ciri khas dari email ini adalah alamat emailnya memiliki identitas dari perusahaan tersebut.
d). Memesan sendiri
Cara ini adalah untuk mendapatkan alamat email khusus yang dapat anda tentukan sendiri, antara lain nama domainnya, identitas, dan fasilitas dari email anda tersebut. Untuk itu anda harus memesan domainnya terlebih dahulu. Pada saat memesan, otomatis anda akan membayarnya setiap bulan. Email berdasarkan cara pembayarannya dapat dibedakan menjadi 2 yaitu email berlangganan dan email gratis.
Email berlangganan : email yang secara otomatis sudah mendapatkan account apabila kita telah terdaftar atau berlangganan ke salah satu provider ISP
Email gratis : apabila kita berhubungan dengan internet melalui Telkomnet Instan atau melalui jasa warnet, maka kita harus membuat account email ke salah satu provider yang menyediakan email gratis
Variasi Bentuk Komunikasi Dengan Email
Dalam beberapa hal email memang meniru snail mail, meskipun jelas email memiliki banyak kelebihan lain. Ini terlihat jelas pada kemungkinan bentuk komunikasi yang bisa dilakukan dengan email. Sekurang-kurangnya ada lima macam, yaitu :
1. Point to Point
Maksudnya adalah mengirimkan email langsung ke sebuah alamat tertentu. Di Indonesia terdapat kesepakatan di antara mereka yang sering berkirim email bahwa cara ini dinamakan japri, singkatan dari jalur pribadi.
2. Carbon Copy / CC
Pengertian carbon, di sini analog dengan bila kita mengetik surat (dengan mesin tik konvensional!) menggunakan kertas karbon untuk mendapatkan salinannya. Maksudnya adalah sebuah email, selain ditujukan ke sebuah alamat utama juga dikirimkan tembusannya ke alamat lain. Biasanya alamat utama kita tuliskan pada bagian yang diawali dengan “TO”, sedangkan alamat tembusannya kita tuliskan pada bagian “CC”.
3. Blind Carbon Copy / BCC
Ini adalah variasi dari CC. Orang yang menerima email yang alamatnya dituliskan pada bagian “TO” oleh si pengirim, bisa melihat kepada siapa atau kepada alamat email mana saja email tersebut dikirimkan sebagai tembusan. Ini karena ia bisa langsung melihat pada bagian “CC”. Kadang-kadang ada kebutuhan untuk mengirimkan sebuah email kepada seseorang tapi kita tidak ingin orang tersebut tahu bahwa kita juga mengirimkan tembusannya kepada alamat orang lain. Untuk itulah digunakan BCC. Beberapa email client menyediakan bagian “BCC”, selain “TO” dan “CC”. Pada Outlook Express ver. 5.01 bagian BCC baru bisa tampak bila kita masuk ke sebuah email baru dan mengklik pilihan View dan All Headers.
4. Distribution List
Pengertian distribution list agak berbeda dengan tiga varian bentuk sebelumnya, karena ini lebih berkenaan dengan pengaturan distribusi email yang dilakukan secara eksternal, artinya tidak terintegrasi dengan email client yang digunakan.
Yang dimaksud dengan distribution list adalah sebuah cara komunikasi dengan menggunakan email secara satu arah. Biasanya ini dibuat oleh orang yang berkepentingan untuk menyebarluaskan informasi tertentu (pengumuman, berita harian, update mengenai perkembangan suatu proyek, buletin, jurnal, dan sebagainya), akan tetapi tidak mengharapkan adanya respon dari para penerima emailnya. Untuk itu yang harus dilakukan adalah membuat sebuah alamat tertentu khusus untuk keperluan ini. Bila pengelola distribution list mengirimkan sebuah email ke alamat tersebut, maka alamat itu akan mem-forward email tadi ke semua alamat email yang menjadi pelanggan (subscriber) dari distribution list.
Untuk menjadi pelanggan, biasanya para calon pelanggan diminta untuk mengikuti prosedur tertentu yang ditetapkan oleh si pengelola. Bisa pula si pengelola yang memasukkan alamat email mereka ke database pelanggan secara manual.
5. Discussion List
Discussion list seringkali juga disebut mailing list atau lebih populer dengan milis. Pengertiannya hampir sama dengan distribution list hanya memungkinkan siapa saja yang tergabung menjadi subscriber untuk mengirimkan respon terhadap sebuah email. Akan tetapi belum tentu semua orang bisa begitu saja mengikuti sebuah milis. Kadang-kadang ada milis untuk kalangan yang terbatas, sementara banyak yang terbuka untuk siapa saja.
Untuk dapat bergabung ke dalam sebuah milis pertama-tama seseorang mesti melakukan proses subscription (mendaftar) dengan suatu prosedur tertentu. Seringkali proses ini tidak memerlukan intervensi seorang administratur yang mengelola milis, baik untuk menyetujui atau menolak permohonan menjadi anggota milis. Milis yang seperti itu tentu adalah sebuah milis yang terbuka bagi siapa saja untuk bergabung.
Akan tetapi kadang-kadang ada juga milis yang mempersyaratkan calon anggota untuk memberikan keterangan mengenai jati dirinya sebelum permohonan bergabung disetujui. Bila seorang administratur milis menyetujui permohonan untuk bergabung, biasanya tak lama kemudian akan dikirimkan informasi mengenai tatacara pengiriman email dan keterangan-keterangan lainnya tentang milis tersebut; tujuan milis, yang boleh dilakukan dan yang tidak boleh dilakukan, cara keluar dari milis, alamat email administratur, dan sebagainya
