Ada beberapa cara untuk memperbarui data dalam database Access. Anda menambahkan catatan ke database saat Anda memiliki item baru untuk ditelusuri, misalnya menambahkan kontak baru ke Kontak. Ketika menambahkan catatan baru, Access menambahkan catatan ke bagian akhir tabel. Anda juga mengubah bidang agar tetap mutakhir, misalnya dengan alamat baru atau nama belakang. Untuk mempertahankan integritas data, bidang-bidang dalam database Access diatur untuk menerima tipe data tertentu, seperti teks atau angka. Jika Anda tidak memasukkan tipe data yang benar, Access menampilkan pesan kesalahan. Akhirnya, Anda dapat menghapus catatan bila catatan itu tidak relevan lagi dan untuk menghemat tempat.
A. TUJUAN PEMBELAJARAN
Setelah mempelajari modul ini PESERTA DIDIK diharapkan dapat :
- Menjelaskan langkah-langkah update data pada Microsoft Access
B. LANGKAH – LANGKAH DALAM UPDATE DATA
Informasi merupakan suatu hal yang mengalami perubahan yang sangat cepat. Seiring meningkatnya jumlah informasi pada hidup atau bisnis, mungkin perlu menata ulang atau mendistribusikan ulang informasi yang telah ada. Penambahan kebutuhan dan informasi selalu terjadi dalam kehidupan manusia, begitu juga hal yang sama terjadi pada sebuah database. Adapun langkah – langkah dalam melakukan update atau pembaharuan data dalam sebuah database adalah :
1. Memilih field dan Record
Langkah pertama yang harus dilakukan adalah memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela data sheet. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela datasheet dapat dilakukan dengan beberapa cara. Untuk lebuh jelasnya lihat pada table dibawah ini :
| Pilihan | Perintah |
| Sebuah sel | Klik pada posisi sel tersebut |
| Beberapa sel | Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai melintas beberapa sel yang ingin anda pilih |
| Sebuah kolom | Klik pada posisi selector kolom |
| Beberapa kolom | Drag drop pointer pada posisi selektor kolom sesuai dengan kebutuhan |
| Sebuah Record | Klik pada posisi selector baris |
| Beberapa Record | Drag drop pointer pada posisi selektor baris sesuai dengan kebutuhan |
| Semua Record | ü Klik tombol selec All pada selector baris ü Pilih perintah Selec All record dari menu edit ü Tekan tombol ctrl+A pada keyboard |
2. Memindahkan Insertion Point
yang ada pada bagian bawah dari jendela datasheet sebuah table. Perhatikan tabel dibawah ini :
| Pindah Ke | klik |
| Awal record |  First Record |
| Akhir record |  Last record |
| Record Sebelumnya |  Previus Record |
| Record beruikutnaya |  Next Record |
| Record Baru |  New Record |
| Record tertentu |  Atau tekan tombol F5 atau ketik nomoer Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter |
3. Menambahkan record
Penambahan record dalam sebuah database dapat dilakukan jika telah dibuat sebuah design database. Penambahan record ini dapat dilakukan dalam tabel maupun dalam form sebuah database. Adapun langkah – langkahnya adalah :
a. Update data melalui tabel:
Ø Buka program aplikasi basis data yaitu Ms. Access
Ø Buka objek dan pilih tabel dengan cara klik dua kali objek tabel yang telah dibuat sampai muncul data tabel.
Ø Masukkan data baru sebagai penambah maupun pengganti dari data yang telah ada.
b. Update data melalui queries:
Ø Buka program aplikasi basis data yaitu Ms. Access
Ø Buka objek dan objek queries dengan cara klik dua kali objek queries yang telah dibuat sampai muncul tampilan data queries .
Ø Masukkan data baru sebagai penambah maupun pengganti dari data yang telah ada.
Record Baru
b. Update data melalui Form
Ø Buka program aplikasi basis data yaitu Ms. Access
Ø Buka objek dan pilih form dengan cara klik dua kali objek form yang telah dibuat seperti gambar di bawah.
Ø Masukkan record dengan cara sama dengan saat entry pertama kali.
4. Membahkan Field
- Buka file à Pilih Table Daftar
- Pilih Design View
Sisipkan field baru caranya sama dengan membuat field pertama kali.- Klik Field Ket à Klik Menu Insert à rows
- Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)
- Kemudian klik close dan Save OK
- Untuk menampilkan di queries, Klik Objects à pilih Nilai à klik à design akan tampil jendela
- Pilih Field yang akan disisipi field baru kemudian klik insert à klik columns
Pada gambar diatas terbentuk columns kosong, lalu masukan field baru (Contoh Asl_skl) dengan mengklik panah drop down pada lalu pilih Asl_skl
- Kemudian klik close à Save à OK
10. Setelah selesai Anda dapat memasukan data berikutnya, sama seperti insert data awal.
